Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 kỹ năng vàng giúp giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp sao cho hiệu quả là một trong những kỹ năng cơ bản nhưng lại vô cùng quan trọng. Giao tiếp tốt giúp người nói và người nghe dễ dàng hiểu nhau. Nó là chìa khóa thành công giúp mở rộng mối quan hệ. Để có thể giao tiếp tốt, bạn cần sở hữu 07 kỹ năng dưới đây. Quan trọng hơn cả, hãy luôn ghi nhớ 4 nguyên tắc vàng giúp mọi cuộc giao tiếp diễn ra suôn sẻ.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng của một người trong việc truyền tải thông tin và ý kiến một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác.
Thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt, giao tiếp giúp tạo ra sự tương tác và hiểu biết lẫn nhau. Đồng thời, kỹ năng này bao gồm việc quan sát, lắng nghe và phản hồi nhằm đạt được mục tiêu trong cuộc trò chuyện.
Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp tại nơi làm việc.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc
Mở rộng và duy trì các mối quan hệ
Trong công việc, người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo dựng nhiều mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Đây là kỹ năng mỗi người cần có trong cuộc sống hàng ngày để tạo nên dấu ấn cá nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển trong tương lai.
Người sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt thường có khả năng truyền đạt ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách mạch lạc và dễ hiểu. Đồng thời, họ biết lắng nghe, thấu hiểu và tôn trọng quan điểm của người khác.
Giúp Đàm phán và thương lượng hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quyết định đến việc đàm phán và thương lượng hiệu quả. Người có khả năng truyền đạt rõ ràng và lắng nghe tốt giúp xây dựng mối quan hệ bền vững.
Khả năng xử lý xung đột khéo léo phụ thuộc vào cách giao tiếp. Giao tiếp hiệu quả tạo sự thấu hiểu, đồng tình, và đảm bảo thành công trong thương lượng.
Giúp Thu nhập thông tin chất lượng
Kỹ năng giao tiếp tốt trong kinh doanh giúp người bán hàng thu thập thông tin và thuyết phục khách hàng dễ dàng hơn. Nhờ đó, doanh số, doanh thu và lợi nhuận đều được tăng cao đáng kể.
Trong quản lý, giao tiếp hiệu quả giúp lãnh đạo, phát triển đội ngũ nhân viên và môi trường làm việc tích cực. Điều này không chỉ tăng năng suất mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định chính xác và chiến lược.
Xây dựng phong thái chuyên nghiệp, tự tin
Giao tiếp giỏi là chìa khóa giúp bạn tự tin hơn rất nhiều. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc. Phong thái tự tin trong giao tiếp cũng là yếu tố quan trọng giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo đáng tin cậy.
Giải quyết vấn đề hiệu quả
Khi truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng, khéo léo và tự tin, mọi người sẽ có ấn tượng tích cực về bạn. Không chỉ tạo dựng niềm tin từ đối tác và đồng nghiệp, mà bạn còn dễ dàng xử lý các tình huống khó khăn, giải quyết vấn đề hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa thành công
7 kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong mọi tình huống
Kỹ năng lắng nghe
Người ta thường ví “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”. Lắng nghe là kỹ năng cơ bản đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc giao tiếp. Lắng nghe để thấu hiểu, đồng cảm, để biết cách phân tích và đưa ra lời khuyên hữu ích. Lắng nghe tốt sẽ giúp mối quan hệ thêm gần gũi.
Để học cách lắng nghe, rất đơn giản, bạn chỉ cần đừng ngắt lời đối phương, hãy tập trung nghe. Thỉnh thoảng gật đầu, mỉm cười, … tạo những dấu hiệu cho người nói biết rằng bạn vẫn đang chú ý và quan tâm tới họ.
Kỹ năng quan sát
Kỹ năng này sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh hành vi và lời nói cho phù hợp. Ví dụ, khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể cười đùa. Nhưng khi người nói đang tức giận, bạn nên để họ yên tĩnh hoặc tìm cách giúp họ “giải nhiệt”. Hoặc khi người nói buồn chán, hãy an ủi họ,…
Với các khách hàng, nếu biết quan sát, bạn có thể dễ dàng bắt được “sóng”. Bạn sẽ biết được rằng liệu họ đã “kết” sản phẩm hay những gì bạn nói hay chưa? Từ đó, bạn sẽ biết thời điểm để tiếp tục thuyết phục và “chốt đơn”.
Kỹ năng chào hỏi, làm quen, tạm biệt
Cổ nhân có câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Chào hỏi là điều cực kỳ cơ bản và cần thiết để mở màn một cuộc nói chuyện. Với mỗi đối tượng, câu chào hỏi có thể linh hoạt sao cho phù hợp. Với người mới quen, câu chào hỏi sẽ lịch sự kèm theo bắt tay. Với bạn bè thân thiết, cách chào hỏi có thể là câu đùa vui, giọng điệu thân mật,…
Bên cạnh câu chào, làm quen thì cách tạm biệt cũng quan trọng không kém. Lời tạm biệt có thể tạo cơ hội nhưng cũng có thể làm đứt liên lạc cho lần sau. Thay vì từ “Bye”, hãy nói “Good bye, see you again” (Tạm biệt, hẹn gặp lại). Khi đó, người nhận được lời tạm biệt cũng cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều.
Chú ý, nếu không rơi vào trường hợp đặc thù, tuyệt đối đừng ngắt lời người đang nói để tạm biệt. Hành động này khiến đối phương có cảm giác bạn đang chán ghét họ.
Chào hỏi, làm quen, tạm biệt là những kỹ năng cơ bản trong giao tiếp
Kỹ năng thuyết phục
Tài hùng biện không chỉ nằm ở lời nói mà còn nằm ở ngôn ngữ cơ thể. Do đó, để nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp cơ bản, hãy chú ý tới vị trí đầu, lưng, khuôn mặt,… Không nên ngẩng cao đầu quá cao hoặc cúi đầu quá thấp so với đối phương. Việc cúi đầu khi nói chuyện không chỉ khiến bạn mất vị thế mà còn khiến lời nói như bị nghẹn ở cổ. Khi đó, hơi khó thoát ra khiến việc diễn ra không được rõ ràng, ảnh hưởng cuộc nói chuyện.
Muốn thuyết phục người khác, bạn cần tạo dựng được lòng tin cho họ. Nắm bắt sự tương đồng với người nghe, luôn có dẫn chứng và lập luận chặt chẽ. Với mỗi người, bạn cũng cần nghiên cứu tâm trạng, tính cách người nghe để đưa ra lời nói phù hợp.
=> Đọc thêm: 4 tips giúp bạn thuyết phục bất kỳ ai
Kỹ năng làm việc nhóm
Có một sự thật là, bạn có thể rất xuất sắc, làm rất tốt khi một mình nhưng khi làm việc với người khác thì không. Việc phối hợp, làm việc chung có vai trò quan trọng, mang lại những hiệu quả nhất định. Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực. Đồng thời, mọi người có thể phát huy thế mạnh, bù đắp khuyết điểm cho nhau.
Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu cần thiết của mọi công việc hiện nay. Các doanh nghiệp nước ngoài rất chú trọng tới kỹ năng giao tiếp cơ bản này.
Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa. Đừng ngại thể hiện quan điểm của mình. Học cách lắng nghe và thấu hiểu. Tôn trọng ý kiến của các thành viên. Có trách nhiệm với công việc. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,…
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong giao tiếp, điều quan trọng nhất là bạn cần linh hoạt trong xử lý tình huống. Lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ, nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc là những từ khóa hữu ích cho việc này.
Ví dụ: Khách hàng chê sản phẩm, phàn nàn về dịch vụ, đòi đổi, trả và yêu cầu bồi thường. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào? Bạn sẽ tỏ thái độ khó chịu và nói thẳng với khách hàng là không được đổi, trả? Bạn nói khách hàng rằng họ quá khó tính và đòi hỏi vô lý?
Xử lý không khéo, bạn có thể mất khách, thậm chí có thể làm to chuyện. Trong tình huống này, các “chuyên gia” giao tiếp gợi ý như sau:
- Không tranh cãi, hãy lắng nghe, kiểm tra thông tin do khách hàng cung cấp.
- Thể hiện sự thông cảm với khách hàng, kèm theo lời xin lỗi
- Làm rõ vấn đề của khách hàng rồi đưa ra cách giải quyết hợp lý. Nếu khách đòi trả và hoàn tiền, khéo léo gợi ý rằng cửa hàng không có chính sách đó. Và khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm khác với giá trị tương đương.
- Đừng quên kiểm tra sự hài lòng của khách hàng xem như vậy đã ổn chưa.
=> Gợi ý cho bạn: Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp & thuyết trình hiệu quả?
Kỹ năng đặt câu hỏi cơ bản trong giao tiếp
Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần thông minh và nên biết khi nào đặt câu hỏi.
Nếu muốn xác nhận thông tin, hãy dùng câu hỏi đóng (ví dụ Yes/No – Có hay không). Còn nếu muốn hỏi thêm thông tin chưa biết, hãy dùng câu hỏi mở. Bạn có thể sử dụng các từ như: “Liệu việc này, không biết việc này,…”
4 nguyên tắc “bất di bất dịch” để trau dồi kỹ năng giao tiếp khéo léo
Nguyên tắc 1: Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên giao tiếp
Hiểu tâm lý của đối tác, dành thời gian để tìm hiểu mục đích của đối tượng giao tiếp, đồng thời phải biết mình cần đạt được mục đích gì trong hoạt động giao tiếp.
Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn, cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ chứ không thể có thái độ hiếu thắng hoặc thờ ơ.
Nguyên tắc 2. Đảm bảo sự bình đẳng trong giao tiếp
Nguyên tắc này giúp bạn tránh được những sai lầm trong giao tiếp khi có quan niệm “người này không quan trọng” – gây ảnh hưởng tới cá nhân, công ty.
Nguyên tắc 3. Luôn hướng tới giải pháp tối ưu
Trong quá trình giao tiếp, bạn nên đưa ra một số giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyết định. Từ đó, cuộc đối thoại sẽ đạt được hiệu quả như mong muốn.
Nguyên tắc 4. Tôn trọng các giá trị văn hóa
Trong quá trình giao tiếp, giá trị văn hóa của các bên phải được tôn trọng. Ứng xử trong giao tiếp phải mang tính dân tộc và phản ánh truyền thống tốt đẹp.
Một thái độ niềm nở, hòa nhã, tinh thần hiếu khách, phong cách lịch sự và nghiêm túc là những chuẩn mực giao tiếp mà bạn luôn phải ghi nhớ.
Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Có thể thấy, giao tiếp là một kỹ năng quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công việc và cuộc sống. Không phải ai sinh ra đã giao tiếp tốt, biết cách trò chuyện hay, hấp dẫn. Có những người được coi là “sinh ra đã ở vạch đích” – có tài ăn nói, hoạt ngôn, dễ bắt chuyện,… Thế nhưng, bản thân họ cũng cần phải cố gắng, vận dụng liên tục, nắm bắt cơ hội.
Ai cũng có những cơ hội riêng, cũng có thể chạm tới thành công nếu không ngừng phấn đấu. Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp thật tốt, bạn nên:
- Mạnh dạn, tự tin làm quen với mọi người, kể cả người lạ.
- Tích cực tham gia các hoạt động tập thể để trải nghiệm, rèn luyện và tích lũy kỹ năng.
- Kết bạn với những người giao tiếp tốt để học hỏi, nâng cao khả năng.
- Không ngại để người khác góp ý. Người khác có thể dễ dàng nhận biết điểm mạnh, điểm yếu của bạn. Hãy nhờ họ góp ý để biết cách phát huy, khắc phục từ đó nâng cao khả năng giao tiếp.
- Tạo dựng hình ảnh cá nhân, tạo dựng phong thái tự tin khi giao tiếp.
- Không quá phụ thuộc và internet và mạng xã hội: Kiến thức rất hữu ích nhưng trải nghiệm mới là quan trọng. Hãy lên kế hoạch cho các buổi “chém gió thành bão”,…
- Tham khảo nhiều tình huống, ví dụ trong các sách dạy kỹ năng.
Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để thành công
Nếu bạn cảm thấy chưa tự tin vào bản thân, chưa nắm được những bí kíp quan trọng trong nghệ thuật giao tiếp, việc tham dự một khóa học giao tiếp và thuyết trình là sự lựa chọn vô cùng hữu ích để đưa bạn tới thành công.
Học kỹ năng giao tiếp ở đâu ?
Không giống các khóa học dạy giao tiếp khác mà bạn từng biết. Khóa học kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp tại Học viện Doanh nhân Vân Nguyên Edubiz nằm trong chương trình Hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo thông tư liên tịch số 05/2019/TT-BKHĐT của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư, được hỗ trợ tới 70% học phí.
Khóa học giúp học viên tự tin và chủ động trong giao tiếp và thuyết trình, biết cách gợi chuyện và nói chuyện hiệu quả, có khả năng xử lý từ chối thuyết phục, hợp tình, hợp lý. Đồng thời biết cách vận dụng các ngôn ngữ cơ thể để tác động và gây ảnh hưởng tích cực đến người nghe và ứng xử thông minh trong các tình huống thực tế.
