10 Kỹ năng lãnh đạo nhóm không thể thiếu của leader

Kỹ năng lãnh đạo nhóm là gì?

Kỹ năng quản lý đội nhóm là khả năng của người quản lý nhằm tổ chức và phối hợp các thành viên để đạt mục tiêu chung. Người lãnh đạo giỏi sẽ biết cách hỗ trợ, động viên và gắn kết nhóm. Từ đó tạo nên tinh thần đồng đội, nâng cao năng suất và giảm tình trạng mất động lực trong công việc.

Ý nghĩa của kỹ năng lãnh đạo nhóm 

Nâng cao kỹ năng lãnh đạo nhóm là cần thiết vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cá nhân và tổ chức:

• Thúc đẩy năng suất công việc. Kỹ năng này giúp người đứng đầu chỉ đạo và quản lý công việc hiệu quả. Đưa đội nhóm đi đúng hướng và tối ưu hóa hiệu suất.
• Tạo môi trường tích cực cho nhân viên. Kỹ năng này khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp từ các thành viên, xây dựng một không gian làm việc đầy động lực.
• Xây dựng sự đoàn kết, đồng lòng giữa các thành viên trong nhóm. Lãnh đạo nhóm tốt tăng cường tương tác và gắn kết, tạo ra một đội ngũ vững mạnh.
• Giảm thiểu xung đột khi có thách thức. Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả giúp xử lý các mâu thuẫn và đưa ra giải pháp hiệu quả cho các rủi ro.

Nhờ đó, phát triển kỹ năng lãnh đạo đội nhóm là yếu tố then chốt để đạt được thành công trong môi trường làm việc hiện đại.

Phân loại những phong cách lãnh đạo phổ biến

• Lãnh đạo độc đoán: Nhà lãnh đạo quyết định nhanh chóng, không cần ý kiến nhóm. Phù hợp tình huống khẩn cấp nhưng hạn chế sáng tạo.
• Lãnh đạo dân chủ: Khuyến khích ý kiến nhóm, tạo môi trường sáng tạo. Nhưng có thể làm chậm quyết định trong tình huống khẩn cấp.
• Lãnh đạo hỗ trợ: Động viên và hỗ trợ từng thành viên; xây dựng lòng tin. Nhưng có thể thiếu hiệu quả nếu không có định hướng rõ ràng.
• Lãnh đạo tình huống: Điều chỉnh phong cách phù hợp từng tình huống. Điều này đòi hỏi nhà lãnh đạo linh hoạt và giỏi quan sát nhóm.
• Lãnh đạo chuyển đổi: Khuyến khích đổi mới và phát triển lâu dài. Phong cách này yêu cầu leader có tầm nhìn và khả năng truyền cảm hứng mạnh mẽ.

Tổng hợp 10 kỹ năng lãnh đạo nhóm cần có của Team leader

Có cái nhìn bao quát

Người đứng đầu cần có tầm nhìn xa trông rộng. Một đội nhóm sẽ trở nên mạnh mẽ hơn khi có leader có tầm nhìn chiến lược rõ ràng. Bằng cách nắm bắt chính xác các xu hướng mới, leader có thể định hướng đội nhóm, bổ sung những kỹ năng còn thiếu và đưa tập thể tiến xa hơn trong tương lai.

Tư duy sáng tạo

Sáng tạo và đổi mới là 2 yếu tố cần có của 1 nhà lãnh đạo tài ba. Điều này sẽ giúp leader tìm ra những hướng phát triển mới trong công việc. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kỹ năng này để khuyến khích các thành viên sáng tạo hơn khi làm việc nhóm.

Biết cách lắng nghe

Một người lãnh đạo chỉ giỏi chuyên môn chưa chắc “dùng người” hay. Nếu bạn biết lắng nghe những thành viên trong nhóm, đây sẽ là điểm cộng rất lớn để dẫn dắt team vươn xa hơn. Lắng nghe, thấu hiểu để phân tích, kết luận và đưa ra quyết định cuối cùng cho phù hợp.

Bằng cách lắng nghe tích cực, nhà quản lý có thể xây dựng một môi trường làm việc thoải mái. Đồng thời, khuyến khích sự chia sẻ ý kiến và sáng tạo. Từ đó tạo động lực cho các thành viên, nâng cao khả năng làm việc của đội nhóm.

Khả năng giao tiếp, ứng biến linh hoạt

Với tư cách là người quản lý, mục tiêu quan trọng nhất là giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, nhất quán và phù hợp với các mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty. 

Để thực hiện được điều này, nhà quản lý phải có kỹ năng thuyết trình để trình bày những mục tiêu chiến lược đó là gì, nêu chi tiết công việc và quy trình cụ thể mà nhóm cần làm để đạt được chúng. Trở thành một người giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý có thể loại bỏ sự nhầm lẫn, xung đột không đáng có trong nhóm.

Kỹ năng lập kế hoạch rõ ràng

Mỗi nhà lãnh đạo nhóm đều cần có kỹ năng này. Việc lên kế hoạch chi tiết giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ các công việc cần thực hiện. “Kế hoạch” được ví như “thân cây” – là nền tảng vững chắc để các phần khác phát triển. Từ kế hoạch này, các “cành cây” và “lá cây” sẽ đâm chồi nảy lộc, tượng trưng cho các bước đi và nhiệm vụ cụ thể được triển khai từ kế hoạch. Khi mọi thứ phát triển đúng hướng, “quả ngọt” – thành quả và mục tiêu – sẽ được gặt hái. Nói cách khác, một kế hoạch tốt sẽ tạo nền tảng để mọi nỗ lực có thể sinh hoa kết trái trong tương lai.

=> Gợi ý cho bạn: Kỹ năng lập kế hoạch: Quy trình 8 bước đơn giản

Kỹ năng tổ chức, phân bổ công việc

Sau khi đã lập kế hoạch xong, người quản lý giỏi sẽ biết các phân bổ nguồn lực hợp lý để hoàn thành công việc xuất sắc. Nhiều người cho rằng đây là kỹ năng không quan trọng vì chỉ đơn giản là giao việc. Nhưng, một điều rất quan trọng mà họ quên mất. Đó là, để công việc đó hoàn thiện tốt nhất, sẽ cần giao đúng người, đúng việc. Bạn sẽ không thể giao việc sáng tạo nội dung cho một nhân viên ở bộ phận sản xuất. Chính vì vậy, người quản lý cần thật tinh ý để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, giao việc phù hợp cho họ.

Kỹ năng quản lý thành viên trong nhóm

Hay còn gọi là kỹ năng quản lý nhân sự. Kỹ năng này đòi hỏi leader phải hiểu rõ nhân viên của mình về cả công việc lẫn tính cách. Người trưởng nhóm sẽ phải dẫn dắt, khuyến khích và động viên các thành viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể.

Bạn cần hiểu rõ tác phong và cách ứng xử của từng thành viên khi làm việc chung. Để từ đó, bạn sẽ dễ dàng tạo động lực hay truyền cảm hứng cho các thành viên.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khi gặp thách thức, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp người lãnh đạo đối phó và giải quyết vấn đề một cách bình tĩnh. Do đó, tiến độ công việc không bị ảnh hưởng và giúp các thành viên yên tâm hơn khi làm việc.

Kỹ năng ra quyết định nhanh chóng

Sau khi tìm ra được nguyên nhân của vấn đề, bạn sẽ cần tìm ra những giải pháp để tháo gỡ khó khăn. Giữa nhiều sự lựa chọn khác nhau, bạn sẽ cần có sự quyết đoán để ra quyết định kịp thời. Do vậy, kỹ năng ra quyết định sẽ nắm vai trò cuối cùng trong khi bạn giải quyết rủi ro!

Khả năng tốt trong quản lý thời gian

Người lãnh đạo cần quản lý hiệu quả thời gian của mình và cả nhóm, phân chia công việc phù hợp cho từng thành viên. Khả năng quản lý thời gian tốt giúp đội nhóm làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

Những cách rèn luyện kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả

Đánh giá các kỹ năng hiện có của bản thân  

Bạn có thể sử dụng các công cụ đánh giá năng lực, ví dụ như:

• Bài kiểm tra năng lực lãnh đạo;
• Bài đánh giá SWOT cá nhân (Strengths – điểm mạnh, Weaknesses – điểm yếu, Opportunities – cơ hội, Threats – thách thức) 

Nó sẽ giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu trong kỹ năng lãnh đạo của mình.

Xác định mục tiêu phát triển và cải thiện  

Sử dụng mô hình SMART:

• Specific (Cụ thể)
• Measurable (Có thể Đo lường được)
• Actionable (Tính Khả thi)
• Relevant (Sự Liên quan)
• Time-Bound (Thời hạn đạt được mục tiêu)

Để đặt mục tiêu cụ thể cho từng kỹ năng cần phát triển là một ý kiến hay cho bạn. Ví dụ như: “Cải thiện kỹ năng lắng nghe chủ động trong 3 tháng tới”.

Tạo một kế hoạch hành động chi tiết cho từng mục tiêu và thiết lập thời gian hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn tiến bộ theo từng bước nhỏ và dễ dàng theo dõi kết quả.

Thu nhận phản hồi từ đội nhóm

Việc sử dụng các phương pháp thu thập phản hồi như cuộc khảo sát toàn diện hoặc các buổi đánh giá hiệu suất định kỳ sẽ giúp bạn nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm về phong cách lãnh đạo và những điểm cần cải thiện.

Bạn có thể thường xuyên tổ chức các buổi họp phản hồi mở để thành viên thoải mái chia sẻ ý kiến. Qua đó giúp bạn nhìn nhận lại các điểm yếu và điểm mạnh trong phong cách lãnh đạo của mình.

Chú trọng rèn luyện các kỹ năng cụ thể  

Bạn nên tập trung rèn luyện các kỹ năng quan trọng như:

• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian. 

Ví dụ, với kỹ năng giao tiếp, có thể thử phương pháp lắng nghe chủ động với người khác và rèn luyện cách đưa ra phản hồi tích cực.

Hãy đặt lịch trình thực hành định kỳ cho mỗi kỹ năng. Bạn có thể đặt các mục tiêu nhỏ hàng tuần như “nghe lại ý kiến của mỗi thành viên trước khi đưa ra quyết định” để cải thiện dần kỹ năng giao tiếp và lắng nghe.

Top 5 mô hình quản lý đội nhóm hiệu quả

Mô hình GRPI

Mô hình GRPI, do Richard Beckhard giới thiệu vào năm 1972. Gồm 4 yếu tố giúp nâng cao hiệu quả nhóm:

• Mục tiêu: Một nhóm cần phải có mục tiêu và định hướng rõ ràng
• Vai trò: Mỗi thành viên cần phải biết rõ trách nhiệm của mình
• Quy trình: Các quy trình phải được thực hiện để nhóm hoạt động hiệu quả
• Mối quan hệ giữa các thành viên: họ xây dựng mối quan hệ gắn kết, và tin tưởng lẫn nhau.

Khi đó, nếu nhóm của bạn không hoạt động hiệu quả, bạn cần xem xét rằng mục tiêu của nhóm đã rõ ràng chưa, các thành viên có hiểu rõ nhiệm vụ của mình hay không; các hoạt động có theo một quy trình cụ thể và mối quan hệ giữa các thành viên có vấn đề gì không.

Mô hình Robbins and Judge

Mô hình Robbins và Judge dựa trên 4 khía cạnh cần thiết cho một nhóm hiệu quả.

• Bối cảnh: Đảm bảo đủ nguồn lực, lãnh đạo vững vàng, cấu trúc hợp lý, môi trường hỗ trợ và chính sách thưởng xứng đáng.
• Thành phần: Đánh giá năng lực, tính cách từng thành viên, sự phân công công việc, quy mô nhóm và tinh thần đồng đội.
• Thiết kế công việc: Tạo sự tự chủ, đa dạng kỹ năng, nhiệm vụ cụ thể và có ý nghĩa.
• Quy trình: Cam kết mục tiêu chung, xác định cách đạt mục tiêu, quản lý xung đột và trách nhiệm.

Nhờ mô hình này, nhà quản lý dễ dàng nhận biết và cải thiện các khía cạnh thiếu sót trong nhóm.

Mô hình làm việc nhóm Tuckman

Mô hình Tuckman gồm 5 giai đoạn phát triển của nhóm, gọi là FSNPA:

• Forming – Hình thành: Nhóm gặp nhau lần đầu, các thành viên làm quen và thống nhất mục tiêu chung.
• Storming: Các thành viên chia sẻ phong cách làm việc, xây dựng lòng tin và tìm cách hợp tác hiệu quả.
• Norming – Định mức: Các thành viên bắt đầu hiểu và chấp nhận lối làm việc chung, cùng hướng đến mục tiêu của nhóm.
• Performing – Thực hiện: Nhóm đạt mức độ tin cậy cao, các thành viên làm việc cùng nhau hiệu quả để đạt mục tiêu.
• Adjourning – Tạm dừng: Dự án hoàn tất, nhóm đánh giá hiệu quả, tôn vinh các đóng góp cá nhân và rút kinh nghiệm cho tương lai.

Mô hình này giúp họ trải qua các giai đoạn cụ thể để hoạt động trơn tru và thấu hiểu nhau hơn

Mô hình nhóm ảo

Các thành viên trong nhóm ảo rất ít khi tiếp xúc và tập trung trực tiếp tại chỗ. Thay vào đó, họ sử dụng các thiết bị điện tử, diễn đàn trao đổi trực tuyến, các phương tiện chia sẻ và quản lý dữ liệu để làm việc.

Các thành viên trong nhóm có các kỹ năng để bổ sung cho nhau, cùng thực hiện một mục tiêu chung, chung một định hướng để tiếp cận và giải quyết vấn đề.

Mô hình PDCA

Mô hình PDCA giúp kiểm soát và nâng cao hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các thành phần như:

• P – Plan: Kế hoạch
• D – Do: Thực hiện
• C – Check: Kiểm tra
• A – Act: Điều chỉnh 

Ứng dụng mô hình PDCA trong làm việc nhóm giúp nhóm:

• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án;
• Khuyến khích những đổi mới mang tính đột quá;
• Đảm bảo hiệu suất công việc;
• Quản lý chất lượng sản xuất;
• Duy trì quyền hạn của nhà quản lý; v.v.

Tạm kết

Để thực hiện ước mơ trở thành một nhà quản lý giỏi, bạn hãy bắt đầu xây dựng nền tảng cho mình ngay từ hôm nay. Vân Nguyên Edubiz mong rằng thông qua bài viết, bạn đã tích lũy những cách hữu ích để rèn luyện kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả. 

Nếu bạn muốn rút ngắn quãng đường tiến tới ước mơ, hãy liên hệ với chúng tôi để tham khảo những khóa đào tạo kỹ năng dành riêng cho nhà lãnh đạo được giảng dạy bởi các chuyên gia quản trị hàng đầu!