Bảng Kanban – công cụ quản lý công việc trực quan và hiệu quả
Bảng Kanban là một hệ thống quản lý công việc trực quan, sử dụng các thẻ và bảng để hiển thị các công việc và trạng thái của chúng. Bảng Kanban được phát triển bởi Toyota vào những năm 1940 và sau đó được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất và quản lý dự án.
Với hệ thống bảng Kanban, mỗi công việc sẽ được ghi trên một thẻ và sau đó được đặt trên bảng. Bảng được chia thành các cột tương ứng với các trạng thái khác nhau của công việc, ví dụ như “đang chờ xử lý”, “đang tiến hành” và “đã hoàn thành”. Mỗi thẻ sẽ di chuyển qua các cột này tùy thuộc vào trạng thái của công việc.
Các thành phần của bảng Kanban
Hệ thống bảng Kanban bao gồm các thành phần sau:
Thẻ công việc (Task Cards)
Thẻ công việc là đại diện cho một công việc cần phải hoàn thành. Trên mỗi thẻ có các thông tin như tên công việc, mô tả công việc, người thực hiện, ngày hết hạn, ưu tiên của công việc, trạng thái của công việc. Thẻ công việc sẽ di chuyển qua lại trên bảng để thể hiện tiến độ của công việc.
Cột trạng thái (Status Columns)
Các cột trạng thái được sắp xếp theo quá trình thực hiện của công việc. Thông thường bảng Kanban sẽ có 3 cột trạng thái: Cột “Đang chờ” (To Do), cột “Đang thực hiện” (In Progress) và cột “Đã hoàn thành” (Done). Tùy theo mục đích sử dụng mà người dùng có thể thêm hoặc bớt đi các cột trạng thái này.
Đồng hồ thời gian (Time Clocks)
Các đồng hồ thời gian được sử dụng để đánh giá thời gian hoàn thành công việc. Các đồng hồ này được thêm vào thẻ công việc và đếm ngược thời gian để nhắc nhở người thực hiện về thời hạn hoàn thành công việc.
Biểu đồ lưu lượng công việc (Work in Progress Chart)
Biểu đồ lưu lượng công việc được sử dụng để theo dõi số lượng công việc đang được thực hiện ở mỗi cột trạng thái trong bảng. Biểu đồ này giúp người dùng quản lý được số lượng công việc và đưa ra các biện pháp cần thiết để giảm thiểu các công việc đang đợi hoặc đang được thực hiện.
Thông báo (Notifications)
Bảng Kanban cũng có tính năng thông báo khi có sự thay đổi trong trạng thái của công việc. Người dùng có thể thiết lập các thông báo qua email hoặc thông báo trực tiếp trên ứng dụng Kanban.
Cách sử dụng bảng Kanban hiệu quả
Sau khi đã biết được các thành phần của bảng Kanban, bạn cần biết cách sử dụng nó hiệu quả để quản lý công việc của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng:
- Xác định rõ mục tiêu và sắp xếp các thẻ công việc theo độ ưu tiên: Để sử dụng bảng Kanban một cách hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu của mình và sắp xếp các thẻ công việc theo độ ưu tiên. Hãy đặt các thẻ công việc quan trọng và ưu tiên lên đầu tiên.
- Theo dõi tiến độ công việc một cách thường xuyên: Sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ công việc của bạn một cách thường xuyên. Cập nhật tiến độ và di chuyển các thẻ công việc sang các cột khác để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn.
- Sử dụng màu sắc để phân loại các thẻ công việc: Bạn có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để phân loại các thẻ công việc theo loại công việc, độ ưu tiên hoặc trạng thái. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn ra các công việc cần làm và phân bổ thời gian một cách hợp lý.
- Cập nhật thẻ công việc thường xuyên: Bạn nên cập nhật thẻ công việc thường xuyên để đảm bảo rằng thông tin trên bảng Kanban luôn được cập nhật và chính xác. Điều này cũng giúp bạn có thể theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác.
- Sử dụng bảng Kanban như một công cụ giao tiếp: Bảng Kanban có thể được sử dụng như một công cụ giao tiếp để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều biết các công việc đang được làm và tiến độ của từng công việc. Bạn có thể sử dụng bảng Kanban để đồng bộ hoá công việc của mình với các thành viên khác trong nhóm.
- Sử dụng phần mềm Kanban: Nếu bạn muốn sử dụng bảng Kanban một cách tiện lợi hơn, bạn có thể sử dụng các phần mềm Kanban. VD: Trello
Kết luận
Bảng Kanban là một công cụ vô cùng hữu ích trong việc quản lý công việc. Để sử dụng bảng Kanban hiệu quả, chúng ta cần lưu ý một số điểm như đặt mục tiêu rõ ràng, phân loại và đánh giá ưu tiên các công việc, đảm bảo cập nhật thông tin liên tục và sắp xếp một cách hợp lý.
