Kỹ năng lập kế hoạch: Quy trình 8 bước đơn giản

Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp mọi công việc theo mức độ gắn trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này nhằm mục đích giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát được thời gian và hiệu quả công việc. 

Nó được xem là một trong những kỹ năng mềm cần thiết trong công việc và cuộc sống.

Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch trong công việc

Biết được danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện

Khi bạn biết được các hạng mục công việc, bạn sẽ biết cách phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý. Bên cạnh đó, điều này giúp bạn không bỏ sót việc, tránh chồng chéo khi thực hiện.

Biết được thứ tự ưu tiên công việc cần thực hiện

Sau khi đã nắm được những hạng mục công việc cần thiết, bạn sẽ biết cách sắp xếp thứ tự những công việc cần thực hiện ngay. Từ đó, bạn sẽ không bị lưỡng lự khi quyết định làm việc nào trước, việc nào sau.

Sắp xếp đầu mục công việc một cách khoa học

Công việc chồng chéo và thiếu trình tự hợp lý có thể khiến cá nhân và doanh nghiệp dễ mất phương hướng, dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp các nhiệm vụ được sắp xếp một cách khoa học và rõ ràng. Từ đó, quá trình thực hiện mục tiêu diễn ra thuận lợi hơn.

Thuận tiện theo dõi tiến độ công việc

Khi có kỹ năng lập kế hoạch tốt, bạn sẽ có khả năng phân tích các nhiệm vụ, ước tính thời gian và phân bổ nguồn lực hợp lý. Điều này giúp theo dõi tiến độ công việc và đánh giá mức độ hoàn thành chuẩn xác. 

Ngoài ra, khi có thay đổi trong quá trình thực hiện, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ biết điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp để không làm gián đoạn tiến độ công việc.

Tận dụng hiệu quả nguồn lực

Khi các công việc được liệt kê và sắp xếp một cách khoa học, việc phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Giúp tránh lãng phí không cần thiết. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của từng cá nhân mà còn góp phần nâng cao hiệu quả tổng thể của cả đội ngũ.

Chủ động kiểm soát, phát triển bản thân

Khi có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, mỗi cá nhân sẽ tự biết phát triển bản thân như thế nào, chẳng hạn:

• Bản thân đang phát triển theo hướng nào?
• Điểm mạnh mà bạn cần phát huy là gì?
• Điểm gì mà bản thân cần cải thiện trong thời gian tới?

Khi lập kế hoạch, mỗi cá nhân cũng cần thường xuyên xem xét lại các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để hoàn thiện mình ở mức tốt nhất.

Quản lý thời gian & rủi ro

Kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức không chỉ giúp mỗi cá nhân quản lý thời gian hiệu quả mà còn chủ động kiểm soát rủi ro. Việc tránh trì hoãn và phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ, bạn có thể giảm thiểu những rủi ro bất ngờ và đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Tạo động lực thúc đẩy thực hiện mục tiêu

Việc tạo kế hoạch giúp mỗi cá nhân hoàn thành mục tiêu dần dần từ những công việc cụ thể. Giúp tránh sự nhầm lẫn cũng như thiếu sót trong quá trình thực hiện. Khi hoàn thành những việc nhỏ, bạn sẽ cảm thấy hài lòng và vững tâm hoàn thiện mục tiêu đã đề ra.

Các bước áp dụng kỹ năng lập kế hoạch

Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch theo từng giai đoạn 

Bước đầu tiên trong khâu lập kế hoạch là chia nhỏ theo các mốc thời gian cụ thể:

• Theo ngày
• Theo tháng
• Theo quý
• Theo năm

Các công việc sẽ không rối loạn và diễn ra suôn sẻ vì bạn hiểu rõ những công việc cần làm trong từng giai đoạn nhất định. 

Bước 2: Xác định mục tiêu công việc

Trước khi xây dựng một bản kế hoạch, bạn cần xác định mục tiêu để hướng tới. Trong đó bao gồm việc dự đoán kết quả đạt được, thời gian để hoàn thành và hậu quả nếu không hoàn thành được mục tiêu. Nếu có nhiều mục tiêu cùng lúc, cần xác định mức độ quan trọng và ưu tiên.

Hãy tham khảo ngay 6 phương pháp giúp bạn xác định mục tiêu công việc rõ ràng ở phần sau của bài viết!

Bước 3: Liệt kê những công việc việc cần làm

Đây là bước giúp bạn hiểu được những đầu mục công việc cần hoàn thành, kể cả những việc nhỏ nhất. Nếu sợ thiếu sót, hãy chia theo sơ đồ tư duy Mindmap, từ những đầu mục lớn rồi rẽ nhánh những việc nhỏ. Điều này sẽ giúp bạn bao quát công việc.

Bước 4: Sắp xếp đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên

Dựa vào phần liệt kê những đầu mục công việc cần làm, tiến hành sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học, hợp lý. Đặt thời hạn thực hiện rồi đưa chúng vào bản kế hoạch cụ thể. Bạn không nên chủ quan ở bước này. Bởi nếu bạn không sắp xếp thứ tự công việc, bạn sẽ dễ rơi vào hoàn cảnh bị lưỡng lự, không biết nên là gì trước.

Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

Trong giai đoạn này, kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch đóng vai trò then chốt trong việc phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý và tối ưu.

Đối với doanh nghiệp, việc xác định rõ số lượng và danh sách nhân sự hiện có là bước đầu tiên. Đối với cá nhân, cần hiểu rõ khả năng và nguồn lực bản thân đang sở hữu.

Không chỉ dừng lại ở con số, điều quan trọng là nắm rõ đặc điểm và thế mạnh của từng bộ phận. Để từ đó phân công đúng người, đúng việc, giúp tối ưu hóa nguồn lực và tránh lãng phí.

Bước 6: Triển khai công việc

Sau khi đã hoàn thiện 5 bước đầu tiên, bạn có thể bắt tay thực hiện kế hoạch. Hãy luôn theo dõi, đánh giá công việc để tránh mắc sai lầm.

Bước 7: Linh hoạt ứng phó với các khó khăn

Thực tế, ít có kế hoạch nào được triển khai đúng với những dự đoán ban đầu 100%. Các yếu tố khách quan tác động liên tục. Nó đòi hỏi mỗi cá nhân, mỗi thành viên trong doanh nghiệp cần linh hoạt để ứng phó kịp thời với mọi tình huống, tránh làm gián đoạn kế hoạch đã đề ra. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn linh hoạt ứng biến.

=> Tham khảo: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 6 bước giúp bạn giải quyết vấn đề

Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Bạn cần đo lường, đánh giá kết quả sau một khoảng thời gian nhất định. Bạn cần biết các cá nhân, doanh nghiệp đang làm tới đâu? Có đi đúng lộ trình mà kế hoạch đề ra không? Có vấn đề nào phát sinh hay đang tiềm ẩn đâu đó không? Phương án để cải thiện là gì?

Đừng bỏ qua kỹ năng lập kế hoạch quan trọng này. Bởi bước này sẽ giúp mỗi cá nhân thẳng thắn nhìn nhận lại bản thân, xem xét những điểm cần cải thiện trong bản kế hoạch. 

Phương pháp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

Phương pháp xác định nội dung công việc (5W1H2C5M)

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng do tính chi tiết và dễ sử dụng của nó.

5 W bao gồm: Why – What – Where – When – Who

• Why (Mục tiêu công việc): Tại sao cần xây dựng kế hoạch này?
• What (Danh sách công việc): Thực hiện những nhiệm vụ nào để đạt được mục tiêu? 
• Where (Địa điểm thực hiện): Các đầu mục công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có điều kiện gì hay không?
• When (Thời gian thực hiện): Mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu?
• Who (Ai chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách các nhiệm vụ đã liệt kê trên? Công việc đó có cần sự giúp đỡ từ ai không?

1 H – How (Cách thức thực hiện): Thực hiện như thế nào? Bằng phương thức, tài liệu nào cho phù hợp?

2 C bao gồm: Control – Check

• Control (Phương pháp kiểm soát): Các nhiệm vụ nào cần được kiểm soát? Kiểm soát như thế nào? Tiêu chuẩn gì để đánh giá kết quả công việc?
• Check (Phương pháp kiểm tra): Những nội dung nào cần kiểm tra, kiểm tra bao lâu một lần? Lưu ý gì thực hiện kiểm tra? Cần ghi chú lại để đưa các thông tin này cho nhóm nếu kế hoạch được thực hiện theo teamwork.

5 M bao gồm: Man – Money – Material – Machine – Method

• Man (Nhân lực): Người đảm nhận nhiệm vụ có đạt tiêu chí về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,… hay không.
• Money (Ngân sách): Chi phí cho nhiệm vụ này là bao nhiêu? Kỳ hạn giải ngân là khi nào? 
• Material (Hệ thống cung ứng): Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự? 
• Machine (Máy móc): Các thiết bị kỹ thuật hiện tại có phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ không? Kỹ thuật, máy móc nào cần được áp dụng?
• Method (Phương pháp): Phương pháp vận hành nhân sự như thế nào để tối ưu?

Phương pháp phân tích SWOT

Đây là mô hình phân tích chiến lược kinh doanh cho tất cả doanh nghiệp có quy mô từ lớn đến nhỏ. 

Phân tích SWOT dựa trên 4 yếu tố:

• Strengths (Điểm mạnh)
• Weaknesses (Điểm yếu) 
• Opportunities (Cơ hội) 
• Threats (Thách thức) 

Mô hình này giúp doanh nghiệp đưa ra được những chiến lược phù hợp và những cách khắc phục những rủi ro và điểm yếu.

=> Gợi ý cho bạn: SWOT – Kỹ thuật phân tích Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Nguy cơ của doanh nghiệp

Phương pháp sơ đồ mạng lưới

Để lập sơ đồ mạng lưới PERT, cần có 4 yếu tố chính:

• Sự kiện
• Công việc
• Thời gian dự trữ
• Đường găng (là chuỗi công việc quyết định thời gian hoàn thành dự án)

Sơ đồ này giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ. Nó cho phép sắp xếp các công việc theo một chuỗi logic dựa trên sự phụ thuộc về thời gian giữa các nhiệm vụ.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án. Từ đó dễ dàng quản lý tiến độ bằng cách so sánh giữa kế hoạch và thực tế. 

Sơ đồ PERT thường được vẽ dưới dạng một biểu đồ, trong đó các công việc được biểu thị bằng các hình oval hoặc chữ nhật, còn các mũi tên thể hiện mối liên kết giữa chúng. Thời gian hoàn thành mỗi công việc được xác định dựa trên kinh nghiệm hoặc ước tính của chuyên gia.

Phương pháp chuyên gia

Nhà lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định dựa trên những ý kiến đóng góp của các chuyên gia. Phương pháp này mang lại hiệu quả rất cao do những tập hợp ý kiến từ những chuyên gia. Họ là những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thị trường.

Phương pháp Delphi

Phương pháp này cũng tham vấn những chuyên gia để đưa ra quyết định cuối cùng. Tuy nhiên được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu kín. 

Có 3 nhóm chuyên gia thực hiện phân tích: 

• Những người ra quyết định
• Điều phối viên
• Các chuyên gia chuyên sâu. 

Mục đích cuối cùng của phương pháp này là đưa ra dự báo gần chính xác nhất cho tương lai.

Phân tích chi phí – lợi ích 

Phương pháp này được sử dụng bởi các tổ chức nhà nước, chính phủ với mục đích phân tích kinh tế. Việc phân tích này đưa đến kết quả cuối cùng là phúc lợi cộng đồng có được tăng khi bỏ ra khoản chi phí tương đương hay không.

Những lưu ý cần tránh khi áp dụng kỹ năng lập kế hoạch 

• Kế hoạch nằm ngoài khả năng khiến nhân viên và chính bản thân bạn không có động lực thực hiện
• Mục tiêu không nhất quán và rõ ràng dẫn đến việc phân bố nguồn lực cũng bị ảnh hưởng. Một người phải làm nhiều việc thuộc nhiều chuyên môn khác nhau sẽ bị giảm đi độ tập trung. 
• Không có kế hoạch chi tiết, cụ thể. Điều này khiến mọi người và kể cả bản thân bạn dễ dàng rơi vào trạng thái “hoang mang” trong quá trình giải quyết những công việc.
• Chỉ để ý kết quả, bỏ qua quá trình: Kế hoạch đặt ra hướng đến mục đích cuối cùng. Nhưng để đạt được mục đích cuối cùng thì cần có quá trình thực hiện để đánh giá và đo lượng hiệu quả. Đây là yếu tố quyết định kế hoạch có thành công hay không. 
• Chủ quan, không có phương án dự trù. Dù kế hoạch có được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, vẫn khó tránh khỏi những sự cố bất ngờ. Vì vậy, việc luôn sẵn sàng với một số phương án dự phòng sẽ giúp bạn xử lý rủi ro một cách linh hoạt và kịp thời, đảm bảo mọi thứ vẫn đi đúng hướng khi tình huống không như mong đợi.   

Kết luận

Qua bài viết, Vân Nguyên Edubiz mong rằng mỗi cá nhân, mỗi nhà quản trị sẽ có những kiến thức bổ ích để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch. Từ đó giải quyết nhanh gọn những khó khăn mà bạn gặp phải để công việc diễn ra thuận lợi. Hãy nhớ rằng, mỗi kỹ năng đều cần thời gian để trau dồi. Đừng nản chí khi bạn gặp vấn đề, hãy bình tĩnh và tận dụng năng lực của bản thân để giải quyết.