Báo cáo thuế là gì? Quy trình lập báo cáo thuế chi tiết

Báo cáo thuế là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa có định nghĩa chính thức về báo cáo thuế. Tuy vậy, bạn có thể hiểu đơn giản rằng: báo cáo thuế là việc doanh nghiệp tổng hợp và kê khai các loại hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động.

• Hóa đơn đầu vào: là những hóa đơn khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn đầu ra: là những hóa đơn do doanh nghiệp xuất cho khách hàng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Thông qua báo cáo thuế, cơ quan thuế có thể theo dõi được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, xem doanh nghiệp có hoạt động đúng quy định hay không.

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Các loại tờ khai thuế bắt buộc phải nộp.
• Thời hạn nộp báo cáo thuế (theo tháng, quý hoặc năm).
• Thời điểm nộp tiền thuế khi có phát sinh nghĩa vụ thuế.

Hiểu và thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt, đồng thời quản lý tài chính minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần nộp báo cáo thuế?

Trong hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả hơn. Cụ thể như sau:

• Mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam đều phải kê khai và nộp thuế. Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
• Thông qua báo cáo thuế, cơ quan thuế nắm được doanh thu, chi phí, số thuế phải nộp và có thể kiểm soát tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp
• Khi làm báo cáo thuế thường xuyên, doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình mua – bán, lợi nhuận và nghĩa vụ tài chính, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định kinh doanh.
• Doanh nghiệp nộp báo cáo thuế đúng hạn sẽ tạo được sự tin cậy với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý.

Quy định về hạn nộp báo cáo thuế theo luật mới nhất

Quy định về thời gian nộp báo cáo thuế mới nhất

Căn cứ theo điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về thời hạn nộp báo cáo thuế như sau:

– Đối với loại thuế kê khai theo tháng, theo quý:

• Doanh nghiệp báo cáo thuế theo tháng: Muộn nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo.
• Doanh nghiệp báo cáo thuế theo quý: muộn nhất là ngày thứ 30 tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

– Đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm:

• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm. Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
• Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
• Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

– Đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế: chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

– Đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Các loại báo cáo thuế phải nộp hàng tháng và hàng quý

Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Căn cứ quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thuế GTGT là loại thuế kê khai theo Tháng.

Trường hợp các doanh nghiệp đáp ứng đủ tiêu chí theo quy định tại Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì được lựa chọn kê khai thuế theo Quý. 

– Trường hợp doanh nghiệp đang hoạt động, có hoạt động phát sinh doanh thu thì được chia thành 2 loại: Doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề dưới 50 tỷ và trên 50 tỷ.

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp:

– Kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi doanh nghiệp đang hoạt động và có doanh thu dưới 1 tỷ đồng;

– Kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi doanh nghiệp đang hoạt động và có doanh nghiệp dưới 1 tỷ đồng.

Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Thuế TNCN là các khoản tiền thuế mà người có thu nhập phải trích một phần tiền lương hoặc từ các nguồn thu khác vào ngân sách nhà nước sau khi đã tính các khoản được giảm trừ. Đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân gồm: cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú tại Việt Nam có thu nhập chịu thuế.

• Đối với cá nhân cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi trả thu nhập
• Đối với cá nhân không cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập

Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì doanh nghiệp cũng kê khai thuế TNCN theo quý. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng, thì sẽ xảy ra 2 trường hợp sau:

• Số thuế TNCN phải nộp trong tháng lớn hơn 50 triệu đồng thì kê khai theo tháng.
• Số thuế TNCN phải nộp phát sinh trong tháng nhỏ hơn 50 triệu đồng thì sẽ kê khai theo quý.

Căn cứ quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thuế thu nhập cá nhân là loại thuế kê khai theo tháng. Trường hợp các doanh nghiệp nộp thuế đáp ứng đủ tiêu chí theo quy định tại Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì được lựa chọn kê khai thuế theo quý. 

Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Thuế thu nhập doanh nghiệp là loại thuế trực thu, được thu dựa vào kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. Đối tượng phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp có sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tạo ra thu nhập. Tổ chức, công ty, doanh nghiệp khi đăng ký thuế sẽ được cấp mã số thuế doanh nghiệp dùng để nộp thuế TNDN.

Lưu ý: Nếu số tiền thuế TNDN tạm nộp hàng quý thấp hơn số tiền thuế phải nộp theo tờ khai quyết toán năm từ 20% trở lên, thì doanh nghiệp sẽ bị phạt vì chậm nộp tiền thuế.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hoạt động kê khai hóa đơn đã sử dụng của một tổ chức, doanh nghiệp thường làm báo cáo theo quý. Theo quy định của Pháp luật, hầu hết các doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Với loại này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Những doanh nghiệp đang hoạt động cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bao gồm cả doanh nghiệp mới thành lập
• Nếu phát sinh hóa đơn, doanh nghiệp cần làm báo cáo sử dụng cho hóa đơn đó
• Nếu doanh nghiệp mới thành lập chưa có thông báo phát hành hóa đơn thì không cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Quy trình làm báo cáo thuế tháng, quý cho doanh nghiệp

Cách làm báo cáo thuế Giá trị gia tăng

Việc khai thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần sử dụng đúng các loại giấy tờ thuế GTGT phù hợp với mục đích.

– Theo phương thức trực tiếp

Trường hợp được kê khai theo phương pháp khấu trừ

• Chuẩn bị tờ khai thuế giá trị gia tăng theo mẫu 01/GTGT
• Bảng kê hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu ra theo mẫu 01-1/GTGT
• Bảng kê hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào theo mẫu 01-2/GTGT
• Những loại phụ lục khác nếu có (không bắt buộc).

Trường hợp được kê khai theo phương pháp trực tiếp

• Trực tiếp theo giá trị gia tăng: Chuẩn bị tờ khai thuế GTGT theo mẫu 03/GTGT
• Trực tiếp theo doanh thu: Tờ khai thuế GTGT theo mẫu 04/GTGT
• Bảng kê khai hóa đơn thuế GTGT đầu ra theo mẫu 04-1/GTGT

– Trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).

Kê khai toàn bộ thuế giá trị gia tăng phát sinh theo quý/ tháng trên phần mềm HTKK, cách làm báo cáo thuế theo mẫu 01/GTGT:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK). Tiến hành chọn thuế GTGT, loại tờ khai thuế GTGT khấu trừ. Sau đó, chọn loại tờ khai thuế GTGT theo quý hoặc tháng tùy vào quy định của doanh nghiệp rồi chọn đồng ý.
• Bước 2: Điền nội dung tờ khai báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với các chỉ tiêu hiển thị trên màn hình.
• Bước 3: Khi điền đầy đủ nội dung tờ khai báo cáo thuế GTGT thì chọn xuất hóa đơn theo quý hoặc tháng ở dạng XML để nộp tờ khai.
• Bước 4: Kiểm tra lại kết quả thật kỹ lưỡng rồi nộp file dữ liệu báo cáo thuế GTGT ở dạng XML thông qua hình thức trực tuyến.

=> Tìm hiểu thêm:Thuế giá trị gia tăng  

Cách làm báo cáo thuế Thu nhập cá nhân

Với hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp thực hiện trực tiếp, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 02/KK-TNCN với các doanh nghiệp thanh toán tiền lương
• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 03/KK-TNCN với các doanh nghiệp trả tiền đầu tư vốn, chuyển nhượng cổ phần.

Trường hợp doanh nghiệp kê khai theo quý: Kê khai thuế GTGT theo tháng và có số thuế TNCN phát sinh dưới 50 triệu đồng/ tháng. Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lập bảng tính tổng thuế TNCN mỗi quý bằng bảng tính thuế TNCN hàng tháng
• Bước 2: Truy cập phần mềm HTKK, chọn mục thuế TNCN, màn hình sẽ hiển thị tờ khai thuế TNCN 05/KK-TNCN, điền các thông tin cần thiết theo hướng dẫn
• Bước 3: Xuất báo cáo thuế TNCN theo quý ở dạng XML, nộp trực tuyến cho cơ quan thuế

Trường hợp doanh nghiệp kê khai theo tháng: Kê khai thuế GTGT theo tháng và có số thuế TNCN phát sinh trên 50 triệu đồng/ tháng. Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lập tờ khai tính thuế Thu nhập cá nhân theo tháng
• Bước 2: Truy cập phần mềm HTKK đưa nội dung bảng tính thuế TNCN theo tháng đã làm
• Bước 3: Thực hiện các bước làm giống kê khai thuế TNCN theo quý. Sau đó xuất kết quả ở dạng XML và gửi trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

Cách làm báo cáo thuế TNDN

Ngoài biểu mẫu quy định chung thì doanh nghiệp có thể làm báo cáo thuế TNDN bằng phần mềm HTKK theo trình tự sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm HTKK, chọn mục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Bước 2: Điền thông tin như năm quyết toán, danh mục nghề nghiệp, phụ lục kê khai, gắn phụ lục bắt buộc là 03-1A/TNDN – Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chọn đồng ý.
• Bước 3: Điền các chỉ tiêu theo biểu mẫu hiển thị.
• Bước 4: Hoàn thành việc nhập dữ liệu lên biểu mẫu. Xuất kết quả ở dạng XML và gửi trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

Cách làm báo cáo sử dụng hóa đơn doanh nghiệp

Bước 1: Mở phần mềm HTKK, vào mục Hóa đơn → chọn Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (chọn theo tháng hoặc quý tùy quy định của doanh nghiệp).

Bước 2: Điền các chỉ tiêu trên bảng:

• Báo cáo hóa đơn GTGT → chọn 01GTKT.
• Báo cáo hóa đơn bán hàng → chọn 02GTTT.

Bước 3: Nhấn “Ghi” để lưu. Nếu có sai sót, hệ thống sẽ báo lỗi để chỉnh sửa.

Bước 4: Xuất file XML và nộp trực tuyến cho cơ quan thuế.

Kinh nghiệm làm báo cáo thuế tháng, quý chính xác

Kế toán viên cần nhớ một số lưu ý sau khi thực hiện báo cáo thuế. Nhằm đảm bảo chúng được rõ ràng, chi tiết và chính xác:

• Thu thập, lưu trữ đầy đủ hóa đơn, biên lai, chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí trong kỳ.
• Sắp xếp hóa đơn bán ra theo trình tự rõ ràng, dễ kiểm tra.
• Nhập liệu đúng, phân biệt chính xác nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, tài sản trên phần mềm kế toán.
• Luôn lưu bản sao hóa đơn để đối chiếu khi cần.
• Kiểm tra kỹ trước khi xuất dữ liệu báo cáo.
• Kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh trong bảng cân đối kế toán.
• Thực hiện quyết toán thuế TNDN và đối chiếu với số thuế thực tế để phát hiện chênh lệch.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về báo cáo thuế

Trong quá trình thực hiện báo cáo thuế, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới thành lập, thường gặp phải không ít thắc mắc. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất cùng lời giải đáp chi tiết, giúp bạn hiểu rõ và tránh sai sót khi kê khai, nộp thuế:

– Báo cáo thuế gồm những loại nào?
Trả lời: Doanh nghiệp thường phải nộp: tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

– Báo cáo thuế nộp theo tháng hay quý?
Trả lời: Tùy quy mô doanh nghiệp và doanh thu năm trước, cơ quan thuế sẽ quy định nộp theo tháng hoặc quý.

– Nếu nộp báo cáo thuế chậm có bị phạt không?
Trả lời: Có. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, truy thu thuế và tính lãi chậm nộp theo quy định.

– Báo cáo thuế có thể nộp online không?
Trả lời: Có. Hiện nay doanh nghiệp có thể nộp tờ khai và báo cáo thuế trực tuyến qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

– Ai chịu trách nhiệm làm báo cáo thuế trong doanh nghiệp?
Trả lời: Thông thường là kế toán thuế hoặc đơn vị dịch vụ kế toán thuê ngoài. Nhưng người đại diện pháp luật của doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng.