Làm thế nào để giảm bớt gánh nặng và nâng cao hiệu quả công việc thông qua giao việc cho cấp dưới? 10 bí quyết dưới đây sẽ là thành công cho tất cả những ai còn đang trăn trở về vấn đề này.
Nội Dung Chính
Đừng bao giờ chỉ hỏi “đã hiểu chưa”
Khi bàn giao công việc cho cấp dưới, đa phần cấp trên đều có thói quen hỏi người được giao “đã hiểu chưa”, nhưng nên nhớ rằng người cấp dưới khi đó cũng có thói quen dù không hiểu rõ tường tận mọi điều cũng sẽ cố trả lời: “đã hiểu rồi, đã rõ rồi” vì họ không hề muốn cấp trên đánh giá thấp mình.
Hãy dùng những câu hỏi có hướng gợi mở để biết rằng họ có hiểu đích thực hay không. Các câu hỏi kiểu này có thể là: “Cậu sẽ tập trung giải quyết từ đâu?”; “Cậu dự kiến quy trình thực hiện như thế nào”; “Cậu định dùng phương pháp gì? Có ai hỗ trợ không?”…
Nên chỉ rõ chỉ tiêu cần đạt được và thời hạn hoàn thành công việc
Khi cấp dưới biết rõ mình sẽ thực hiện phần việc nào trong công việc chung, họ sẽ có phương hướng thực hiện đúng đắn. Đừng giao việc kiểu chung chung, bạn sẽ khiến mọi cố gắng của các khâu không đồng nhất và làm gián đoạn các quy trình.
Khi giao việc rồi vẫn cần hỏi han, theo dõi
Giao việc xong rồi không có nghĩa là khoán hết phần trách nhiệm cho cấp dưới rồi ung dung ngồi chờ kết quả. Bạn cũng không nhất thiết phải theo dõi từng bước thực hiện của nhân viên mà chỉ cần chú ý quy trình thực hiện để kịp thời đưa ra những lời động viên “được đấy, tiếp tục đi”. Đây cũng là yếu tố giữ vững sự ổn định của phương hướng và tiến trình công việc.
Tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời
Mỗi khi quy trình giao việc kết thúc, bạn nên gặp gỡ và trao đổi trực tiếp những đánh giá của mình với nhân viên để họ có thể rút kinh nghiệm cho lần sau. Bạn cũng có thể thông qua việc tổng kết lần này mà rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Khách quan, thẳng thắn và khen chê đúng mực sẽ làm tất cả đều có cơ hội tiến bộ nhiều hơn.
Không nhất thiết cứ phải là việc lớn mới giao việc
Cho dù là một công việc thông thường, cách phân nhỏ và giao việc cho người dưới quyền vẫn là một phương pháp làm việc hiệu quả chứ đừng theo một quan niệm cứng nhắc cổ hủ: “nhiều việc thì phân, ít việc từ từ làm”. Việc phân chia công việc đảm báo tính gắn bó kết nối trong tập thể. Việc này cũng đồng thời rất có tác dụng với những nhân viên mới, giúp họ thêm tự tin, gắn bó với công việc với một tinh thần trách nhiệm cao hơn.
Lên danh sách đầu việc cụ thể
Nói một cách đơn giản đây là việc lập kế hoạch công việc theo thời gian, theo mức độ quan trọng, theo quy trình sản xuất. Rất hiếm khi có khả năng “việc này nhất định phải là người này làm, người khác không thể được”, cứ có công việc cụ thể, đúng với chuyên môn ai cũng có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Quyền hạn của người được giao việc cũng phải được quy định rõ ràng
Có một số nhân viên khi thực hiện công việc được giao đã vượt qua quyền hạn của mình, tự đưa ra những quyết định vượt quá thẩm quyền hay có tham vọng mở rộng hơn nữa phạm vi hoạt động. Vì thế khi giao việc, hãy cảnh báo trước mọi người về những nguyên tắc này, khi họ vượt quá giới hạn cần có sự chấn chỉnh kịp thời để đảm bảo mọi việc tiến hành thuận lợi.
Tìm đúng người, giao đúng việc
Người lãnh đạo cần có một cái nhìn bao quát nắm vững các đặc điểm sở trường, sở đoản của nhân viên. Khi chọn người giao việc cũng cần cố gắng giao cho người nào có khả năng hoặc chí ít là có tiềm năng hoàn thành công việc ấy tốt nhất có thể. Nhưng mặt khác cũng không nên giao một công việc cho một người quá nhiều lần gây nên cảm giác nhàm chán, kém năng động hoặc gây nên một xu hướng “độc quyền” trong công ty.
Giao việc rồi không can thiệp quá sâu
Giao việc thì luôn đi kèm với giám sát thực hiện, tuy nhiên không nên can thiệp quá sâu vào công việc cụ thể của mỗi cá nhân. Người lãnh đạo cần thiết nhất là đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không nên quá chú tâm vào phương pháp cụ thể. Không gian sáng tạo cho người nhân viên sẽ phát huy nhiều hơn khả năng vốn có của họ.
Giúp cấp dưới học tập được nhiều hơn
Giao việc nhìn từ nhiều góc độ chính là phương pháp rèn luyện cho nhân viên trưởng thành. Do đó, cần phải làm cho nhân viên trân trọng cơ hội học tập này. Gây áp lực trong công việc khiến nhân viên rối trí và mất dần tự tin vào bản thân thì người đó sẽ không trở thành người trợ thủ đắc lực của bạn được. Vì thế, hãy cởi mở tận tình chỉ bảo và sẵn sàng trợ giúp khi cần thiết. Sự tiến bộ của nhân viên sẽ là thành công của bạn.
Vân Nguyên Edubiz được thành lập từ năm 2009, là học viện đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo doanh nhân cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Chúng tôi thường xuyên tổ chức các khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp được giảng dạy bởi các Chuyên gia, giảng viên giàu kinh nghiệm thực tiễn.
Học viên cần nhận lịch học và học phí cụ thể, vui lòng để lại thông tin vào form bên dưới.
