Giám đốc xuất nhập khẩu: Công việc, vai trò, kỹ năng cần có
Lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay đang ngày càng trở nên hấp dẫn và trở thành một ngành “hái ra tiền” với vai trò cốt yếu trong hoạt động kinh doanh toàn cầu. Đặc biệt, người đứng đầu bộ phận xuất nhập khẩu – Giám đốc Xuất nhập khẩu – sẽ phải đảm nhận một trọng trách vô cùng quan trọng, từ việc đảm bảo chuỗi cung ứng cho đến quản lý các giao dịch quốc tế. Vậy vị trí này yêu cầu những gì? Hãy cùng Vân Nguyên Edubiz tham khảo bài viết dưới đây.
Giám đốc xuất nhập khẩu là ai?
Giám đốc xuất nhập khẩu là ai?
Họ là người đứng đầu phòng ban xuất nhập khẩu. Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung về công tác phân phối hàng hóa trong cả tổ chức. Quản lý cao cấp xuất nhập khẩu đóng vị trí trung gian trong doanh nghiệp. Đây là cầu nối giữa nhân viên với ban lãnh đạo, giữa công ty với khách hàng. Họ thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế thông qua các phương tiện khác nhau như tàu, tàu hỏa, máy bay,…
Giám đốc xuất nhập khẩu đóng vai trò ra sao trong công ty?
Giám đốc xuất nhập khẩu có vai trò gì trong công ty?
Quản lý và điều hành hoạt động của bộ phận xuất nhập khẩu
Họ chịu trách nhiệm giám sát, điều phối và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Đồng thời thúc đẩy và hỗ trợ họ hoàn thành nhiệm vụ, hướng tới mục tiêu chung đã đề ra. Ngoài ra, họ xây dựng kế hoạch công việc cho toàn bộ phòng ban, thực hiện quản lý và lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu, cũng như theo dõi tiến độ các đơn hàng và hợp đồng. Bên cạnh đó, họ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để đảm bảo việc giao và nhận hàng diễn ra đúng tiến độ.
Quản lý và phân phối hàng hóa
Họ xây dựng quy trình mua hàng, giao nhận, và quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Đồng thời, thực hiện các giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Công việc bao gồm hoàn tất các thủ tục và giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu. Có thể kể đến như: hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục thanh toán và giao nhận hàng hóa. Họ cũng phối hợp với bộ phận kế toán để mở L/C và xử lý các bảo lãnh ngân hàng.
Bên cạnh đó, họ tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu, đảm bảo chính xác trong quá trình làm thủ tục thông quan.
Xây dựng các mối quan hệ với đối tác
Giám đốc xuất nhập khẩu sẽ:
- Xây dựng phương án, tìm kiếm nhà cung cấp mới. Duy trì và phát triển quan hệ với đối tác hiện tại.
- Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới theo chiến lược công ty.
- Duy trì quan hệ tốt với cơ quan chính phủ, thường xuyên họp với khách hàng để tăng cường hợp tác, giải quyết vấn đề.
- Làm việc với nhà cung cấp để gia hạn hợp đồng hoặc thay đổi đối tác có dịch vụ tốt và giá cạnh tranh hơn.
Trách nhiệm và quyền hạn của giám đốc xuất nhập khẩu
Trách nhiệm và quyền hạn của giám đốc xuất nhập khẩu
Trách nhiệm
- Xây dựng và triển khai chiến lược xuất nhập khẩu phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
- Giám sát và quản lý toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu, bao gồm đàm phán, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế.
- Quản lý đội ngũ nhân viên trong phòng, phân công công việc, đào tạo và đánh giá hiệu suất.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, và các cơ quan chức năng.
- Theo dõi, phân tích và báo cáo kết quả hoạt động xuất nhập khẩu. Đồng thời đưa ra các giải pháp cải tiến.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng, giao nhận và thanh toán quốc tế.
Quyền hạn
- Đại diện công ty ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu trong phạm vi được ủy quyền.
- Quyết định lựa chọn nhà cung cấp, khách hàng và đối tác kinh doanh quốc tế.
- Chỉ đạo và điều hành nhân sự trong phòng xuất nhập khẩu.
- Tham gia các cuộc họp chiến lược và đề xuất ý kiến về kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Được truy cập, sử dụng các nguồn lực và thông tin cần thiết để phục vụ công việc.
- Yêu cầu các phòng ban liên quan phối hợp để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật hoặc thay đổi nhân sự thuộc quyền quản lý.
Giám đốc xuất nhập khẩu sẽ làm công việc gì?
Giám đốc xuất nhập khẩu sẽ làm công việc gì?
- Ghi nhận các lô hàng đảm bảo tuân thủ các quy tắc, quy định hải quan.
- Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề như thuế quan, bảo hiểm, hạn ngạch.
- Phân các lô hàng theo hệ thống mã hóa thuế quan, theo dõi vị trí các lô hàng.
- Làm việc với hải quan để các lô hàng được thông qua.
- Tư vấn cho khách hàng cách giảm thuế, nợ thuế.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho Hải quan, đại lý, nhà cung cấp.
- Thảo luận về giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, điều kiện đóng gói XNK.
- Hướng dẫn nhân viên về công việc nhập nguyên liệu, xuất hàng đúng thời hạn. Đồng thời kiểm tra công việc hàng ngày, lập kế hoạch xuất khẩu, liên hệ với nhà giao nhận để vận chuyển hàng hóa.
- Kiểm tra hàng hóa, container trước khi xếp hàng. Lưu ý các bộ phận chuẩn bị, xếp hàng đúng giờ giao hàng.
- Kiểm tra thanh lý bảng cân đối thuế XNK.
- Theo dõi các lô hàng và làm việc với khách về các khoản nợ.
- Thực hiện các công việc được giao từ cấp trên.
Những yêu cầu tối thiểu của giám đốc xuất nhập khẩu
Yêu cầu cần có đối với vị trí này
Chuyên môn vững về xuất nhập khẩu
Vị trí này đòi hỏi bạn phải có kiến thức chuyên ngành cực kỳ vững. Bạn cần nắm rõ luật pháp liên quan đến xuất nhập khẩu. Có hiểu biết tốt về quy trình xuất hàng, nhập hàng, cơ chế thanh toán, chứng từ thương mại, chứng từ vận tải, phương thức vận chuyển, tài liệu chính phủ, hải quan, thuế, bảo hiểm, điều khoản thương mại quốc tế,… Chỉ có như vậy mới làm tốt công việc của mình, tránh được những sai phạm.
Kinh nghiệm dày dặn
Đối với giám đốc xuất nhập khẩu, ngoài việc có kiến thức sâu rộng về quy trình, quy định, thủ tục xuất nhập khẩu, bạn còn cần có kinh nghiệm quản lý đội ngũ. Do đó, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Ngoài ra, để đảm bảo ứng viên có sự am hiểu sâu rộng về thị trường, các quy định liên quan đến ngành nghề đặc thù thì nhiều doanh nghiệp sẽ yêu cầu ứng viên có từ trên 5 năm kinh nghiệm trong cùng ngành hàng, ví dụ như thiết bị y tế, công ty sản xuất, chế xuất, nông sản,…
Kỹ năng lãnh đạo và quản lý thành thạo
- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý. Để trở thành một giám đốc quản lý hoạt động thương mại quốc tế giỏi, đây là kỹ năng đầu tiên cần trau dồi. Nó sẽ giúp bạn xây dựng một đội ngũ đoàn kết, gắn bó và sẵn sàng đương đầu với mọi thử thách.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề. Ngành xuất nhập khẩu thường xuyên đối mặt với các sự cố như trục trặc vận chuyển, sai sót trong giấy tờ hải quan, vấn đề hàng hóa hoặc biến động nhu cầu thị trường. Giám đốc cần xử lý nhanh chóng và hiệu quả để duy trì chuỗi cung ứng. Và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược. Tầm nhìn dài hạn là yếu tố quan trọng, giúp xây dựng các kế hoạch chiến lược phù hợp. Điều này cho phép doanh nghiệp chủ động ứng phó với các biến động bất ngờ từ thị trường quốc tế. Đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.
- Khả năng chịu áp lực cao. Là người đứng đầu phòng ban, bạn phải chịu trách nhiệm đối mặt với sự thay đổi quy định, xử lý các vấn đề bất ngờ trong vận chuyển, đàm phán hợp đồng, và quản lý đội ngũ. Khả năng chịu áp lực giúp họ giữ bình tĩnh, cân bằng và đưa ra quyết định chính xác. Góp phần duy trì hiệu suất công việc ổn định.
Một số kỹ năng khác:
- …
Thách thức của giám đốc xuất nhập khẩu
Thách thức mà vị trí này phải đối mặt
- Biến động thị trường và chính sách thương mại, thuế quan, và quy định pháp lý đòi hỏi họ cần có sự nhạy bén và khả năng thích ứng nhanh chóng.
- Quản lý chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru, đối phó với rủi ro gián đoạn như thiên tai, dịch bệnh, hoặc chậm trễ vận chuyển.
- Rủi ro tài chính và tỷ giá. Xử lý biến động tỷ giá, chi phí vận chuyển và rủi ro thanh toán quốc tế để bảo toàn lợi nhuận và dòng tiền.
- Đàm phán và xây dựng quan hệ tốt với khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan chức năng. Đồng thời đàm phán hiệu quả để đạt điều kiện hợp đồng có lợi.
- Áp lực quản lý và hiệu suất. Điều hành nhân sự, giải quyết vấn đề phát sinh. Đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra đúng tiến độ trong môi trường áp lực cao.
Học kỹ năng trở thành giám đốc xuất nhập khẩu ở đâu uy tín?
Bạn đang tìm kiếm một địa chỉ uy tín để học các kỹ năng cần thiết và trở thành Giám đốc Xuất nhập khẩu? Học viện Doanh nhân Vân Nguyên Edubiz chính là lựa chọn lý tưởng. Với các khóa đào tạo chuyên sâu phát triển kỹ năng lãnh đạo, chúng tôi giúp học viên nắm vững kiến thức thực tiễn, từ việc xây dựng chiến lược đến quản lý công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch.
Học viện Edubiz không chỉ cung cấp các chương trình học lý thuyết mà còn chú trọng vào việc phát triển kỹ năng thực tế qua các buổi đào tạo trực tiếp và kết nối với các chuyên gia trong ngành. Đây là nơi giúp bạn trang bị đầy đủ các công cụ và chiến lược để thành công trong vai trò Giám đốc. Đồng thời nâng cao khả năng lãnh đạo và quản lý đội ngũ.
Hãy đăng ký ngay để bắt đầu hành trình chinh phục các kỹ năng quan trọng và vươn tới thành công trong lĩnh vực xuất nhập khẩu! Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để biết thêm chi tiết về chương trình đào tạo chất lượng.
=> Mời bạn tìm hiểu: Tổng hợp các chức danh và vai trò của giám đốc chuyên môn
