Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 6 bước giúp bạn giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xác định vấn đề, phân tích phương án cũng như triển khai các giải pháp tốt nhất theo cách linh hoạt và bình tĩnh. Đây được xem là một kỹ năng mềm (thiên về yếu tố cá nhân) hơn là kỹ năng cứng được học thông qua giáo dục, đào tạo.
Trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ thường đánh giá cao nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề. Bởi họ sẽ có sự chủ động tìm hiểu gốc rễ vấn đề và tìm ra được giải pháp tối ưu.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Tại sao kỹ năng giải quyết vấn đề được nhiều người quan tâm?
Xác định được các thách thức và cơ hội
Nhờ quá trình xác định, đánh giá và phân tích theo nhiều chiều hướng khác nhau, bạn có thể xác định những cơ hội và rủi ro. Từ đó, dễ dàng đưa ra lựa chọn đúng đắn và làm chủ những vấn đề phát sinh.
Bình tĩnh trước khó khăn
Cảm giác lo lắng và sợ hãi thường xuất hiện khi gặp vấn đề không mong muốn, làm giảm khả năng phán đoán. Những người biết giải quyết vấn đề sẽ phân tích tốt và bình tĩnh trước khó khăn, giúp họ tự tin tìm ra giải pháp tối ưu.
Có góc nhìn đa chiều về vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề khuyến khích bạn rèn luyện tư duy sáng tạo để tìm ra những giải pháp mới và độc đáo. Điều này cho phép chúng ta linh hoạt đánh giá, liên kết với nhiều kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm trong quá khứ để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
Lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất
Trong làm việc nhóm, việc chọn một giải pháp duy nhất cho vấn đề luôn là thách thức lớn. Vì mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là chìa khóa giúp người đứng đầu đưa ra quyết định sáng suốt nhất, dựa trên phân tích và đánh giá kỹ lưỡng, đảm bảo giải pháp tối ưu được lựa chọn.
Quy trình 6 bước giúp bạn áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng – hợp lý
Bước 1: Xác định vấn đề
Trong thực tế, nhiều vấn đề tồn tại giống như tảng băng trôi, điều mà chúng ta nhìn thấy chỉ là phần nổi, còn phần chìm lớn hơn nhiều mà chúng ta chưa thấy lại có thể mang đến những thảm họa rất lớn.
Albert Einstein đã từng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhận diện chính xác vấn đề trước khi đề ra giải pháp: “Nếu có một giờ để cứu thế giới, thì sẽ phải dùng 55 phút để xác định vấn đề và chỉ dành 5 phút để tìm giải pháp”.
Vì vậy, việc đặt ra câu hỏi để tìm ra gốc rễ của vấn đề là điều đầu tiên bạn cần làm:
– Hỏi về các thông tin cơ bản của thông tin: đó là cái gì, xảy ra ở đâu, lúc nào, do đâu mà ra và liên quan đến những đối tượng nào.
– Việc giải quyết vấn đề sẽ mang đến lợi ích gì, nếu không giải quyết thì hậu quả ra sao?
– Liệu vấn đề có đáng đầu tư công sức để giải quyết không?
– Đó là một vấn đề đơn lẻ hay là một phần của vấn đề rộng lớn hơn?
– Mục tiêu cần đạt được khi giải quyết vấn đề là gì?
Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân
Để tìm hiểu nguyên nhân, bạn hãy sử dụng phương pháp 5 câu hỏi “Tại sao?” và “Điều gì đã gây ra vấn đề này?”. Việc hỏi “Tại sao?” sẽ giúp bạn tìm ra được những khía cạnh của vấn đề và có cái nhìn rõ ràng nhất.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi 5W2H:
- What – Việc gì?
- Why – Tại sao?
- Where – Ở đâu?
- Who – Ai?
- When – Khi nào?
- How did it happen – Sự việc đã xảy ra như thế nào?
- How much did it cost – Sự việc đã tốn bao nhiêu chi phí?
Mô hình 5W2H được sử dụng để giải quyết vấn đề
Bước 3: Lập sơ đồ giải pháp
Sau khi đã tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề, hãy lập ra sơ đồ để tìm kiếm giải pháp. Để thu hẹp phạm vi giải pháp, ta cần xác định rõ những đặc điểm cần có của giải pháp:
| 5M trong sản xuất | 5P trong dịch vụ |
|
|
Sau đó, bạn hãy đưa ra kết luận dựa trên những câu hỏi sau:
– Mục tiêu mong muốn là gì?
– Mục tiêu tối thiểu nào cần phải đạt được?
– Những điều kiện nào của giải pháp cần phải được đáp ứng
Và đừng quên. đừng bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào từ các thành viên. Đôi khi giải pháp tốt nhất đến từ những bất chợt. Hãy kiên nhẫn, lắng nghe và đừng vội phê bình, vì mỗi ý tưởng đều có giá trị riêng.
Bước 4: Lựa chọn phương án tối ưu
Trong làm việc nhóm, việc chọn một giải pháp duy nhất thường là quyết định đầy thử thách, vì mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng. Chính vì thế, kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng, giúp người đại diện phân tích kỹ lưỡng và chọn ra phương án tối ưu nhất.
Bước 5: Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề
Đây là bước quan trọng trong quá trình giải quyết khó khăn. Hãy lưu ý một số điều sau:
– Kế hoạch liệt kê khả năng, các nguồn lực mà bạn có thể có cho việc thực thi
– Thảo một thời hạn cụ thể trong các hạn mức công việc;
– Xác định rõ tên hoạt động, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành nhiệm vụ;
– Kế hoạch cũng bao gồm những rủi ro có thể xảy ra và các cách thức thực hiện giải quyết khi có tình huống xấu
=> Tham khảo ngay: Kỹ năng lập kế hoạch: Quy trình 8 bước đơn giản
Bước 6: Giám sát, đánh giá và rút kinh nghiệm
Thẩm tra tính hiệu quả của một quyết định đòi hỏi một cách tiếp cận từ hai phía:
– Thứ nhất, bạn cần đánh giá quy trình dựa trên thực tế. Việc thực hiện có đúng theo kế hoạch không và kết quả có đạt mong đợi không?
– Thứ hai, bạn nên kiểm tra hiệu quả của toàn bộ quyết định và quá trình ra quyết định.
Cần nâng cao tinh thần đội nhóm khi giải quyết khó khăn
Những điều bạn cần trau dồi để có kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh gọn
- Kỹ năng nghiên cứu giúp bạn hiểu rõ bối cảnh, nguồn gốc và lý do vấn đề đang xảy ra.
- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe giúp bạn thấu hiểu, phản hồi và ghi nhận ý kiến đóng góp từ người khác.
- Kỹ năng phân tích giúp bạn nắm rõ vấn đề và phát triển giải pháp một cách hiệu quả nhất.
- Kỹ năng ra quyết định giúp bạn chọn giải pháp phù hợp và thuyết phục mọi người cùng đồng thuận.
- Kỹ năng quản lý rủi ro giúp bạn giảm thiểu tổn thất chi phí và tiết kiệm thời gian.
- Kỹ năng sáng tạo mang lại các phương án xử lý mới và hiệu quả tối ưu nhất.
2 nguyên tắc giải quyết vấn đề hiệu quả trong thời gian ngắn
Sơ đồ MindMap
Sơ đồ Mindmap hay còn gọi là sơ đồ tư duy. Nó rất hữu ích trong việc hỗ trợ thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề. Bản đồ này có một vấn đề chính, xung quanh là các nhánh, bao gồm lý do của vấn đề.
Sơ đồ tư duy MinMap
Giải quyết vấn đề bằng sơ đồ Mindmap sẽ giúp bạn:
- Dễ ghi nhớ;
- Tiết kiệm thời gian;
- Kích thích sự sáng tạo để giải quyết vấn đề;
- Biết xây dựng kế hoạch để triển khai công việc tốt hơn.
Sơ đồ thể hiện một cách trực quan về các dữ kiện, bằng cách sử dụng các màu sắc, biểu tượng, từ ngữ,… theo một quy tắc đơn giản, tự nhiên và dễ hiểu.
Nguyên tắc IDEAL
IDEAL là viết tắt của Identify, Define, Explore, Action, Look and Learn. Đây được coi như phương pháp tối ưu để giải quyết vấn đề nhanh chóng:
Nguyên tắc IDEAL
- Identify – Nhận diện vấn đề. Giúp bạn nhanh chóng phát hiện và nắm bắt vấn đề qua lời nói, hành động của người khác.
- Define – Xác định nguyên nhân. Bạn nên đặt ra mục tiêu cụ thể và hiểu rõ gốc rễ vấn đề, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp.
- Explore – Tìm kiếm giải pháp. Bạn nên suy nghĩ đến nhiều chiến lược khả thi, sau đó chọn ra phương án tối ưu nhất dựa trên sự đánh giá kỹ lưỡng.
- Action – Hành động. Sau khi xác định nguyên nhân và giải pháp, bạn nên lập kế hoạch và hành động ngay để xử lý vấn đề nhanh chóng.
- Look and Learn – Xem lại và học hỏi. Sau khi giải quyết, bạn nên đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm cho các tình huống tương tự trong tương lai.
Nhờ vào nguyên tắc này, nhiều nhà quản trị đã thành công trong việc dẫn dắt đội nhóm phát triển vượt ngoài mong đợi.
Những điều KHÔNG NÊN khi áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề vào công việc
- Xác định vấn đề không chính xác
- Thiếu thông tin dẫn đến quyết định không chính xác
- Phụ thuộc quá mức vào kinh nghiệm, bảo thủ và không có sự sáng tạo
- Chỉ nhìn từ 1 phía và không có sự đánh giá
- Phân tích quá kỹ lưỡng và quá lâu và không thể đưa ra quyết định hoặc hành động kịp thời.
- Bị ảnh hưởng bởi áp lực nhóm
- Thiên vị về tùy chọn sẵn có
- Khả năng chịu đựng rủi ro thấp
- Thiếu sự linh hoạt
Kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ giúp bạn xử lý tình huống một cách hiệu quả mà còn nâng cao khả năng tư duy sáng tạo, phân tích và ra quyết định.
Hãy tránh những lỗi cơ bản mà chúng tôi đã lưu ý. Việc rèn luyện kỹ năng này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đối mặt với thách thức và đưa ra những giải pháp tối ưu trong công việc lẫn cuộc sống.
