Kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên: 7 Nguyên tắc cần nhớ
Kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên là gì?
Kỹ năng huấn luyện nhân viên bao gồm việc truyền đạt kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm từ người đào tạo đến nhân viên. Qua quá trình này, nhân viên sẽ nắm bắt được kiến thức mới, rèn luyện kỹ năng cần thiết và phát triển tiềm năng cá nhân.
Kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên là gì?
Vai trò của kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên
Xây dựng nội dung huấn luyện đào tạo theo đúng mục tiêu của tổ chức
Bằng cách tạo ra các khóa học, buổi tập huấn và tài liệu học tập chất lượng, nhân viên sẽ được trang bị kiến thức và kỹ năng huấn luyện nhân viên cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Phát triển tối đa năng lực đội ngũ nhân viên
Khi nhân viên được khích lệ để phát triển năng lực, họ sẽ có khả năng vượt qua thách thức và nhiệm vụ. Hơn nữa, kỹ năng này còn giúp thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo trong doanh nghiệp. Những nhân viên có năng lực tốt sẽ cùng đưa ra những ý tưởng mới. Họ có thể tham gia vào quá trình hoàn thiện và cải tiến quy trình tại công ty.
Nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên
Khi đã hiểu rõ về chương trình đào tạo, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về yêu cầu công việc, quy trình và mục tiêu cụ thể cần đạt được. Điều này thúc đẩy ý thức và trách nhiệm cá nhân. Và khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao.
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Kỹ năng huấn luyện nhân viên góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Thông qua việc cung cấp các cơ hội học hỏi và trao đổi kiến thức giữa các nhân viên. Nhân viên có thể tiếp cận và tiếp thu những kiến thức mới, những phương pháp làm việc hiệu quả. Từ đó nâng cao mặt bằng chuyên môn và chất lượng công việc trong tổ chức.
Các cấp độ kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên
Cấp độ cơ bản dành cho người mới – newbies
Người mới là những người đang trong giai đoạn học hỏi công việc. Họ cần nhận được nhiều chỉ dẫn và hỗ trợ mang tính hệ thống để họ có thể dựa vào đó làm tốt tốt công việc được giao.
Cấp độ trung bình dành cho nhân viên – juniors
Khi nhân viên mới đã nắm vững công việc cơ bản nhưng chưa thành thạo, nhà quản lý cần tiếp tục huấn luyện và kèm cặp. Ở giai đoạn này, họ có thể làm tốt một số nhiệm vụ. Sếp nên khuyến khích, khen ngợi là cần thiết. Đồng thời, hãy giúp họ phát triển thêm kỹ năng mới để đảm nhận những công việc phức tạp hơn.
Cấp độ trung – cao cấp dành cho người quản lý – seniors/leaders
Khi nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và trở thành leader/quản lý, họ bắt đầu tự chủ trong công việc. Việc huấn luyện lúc này giảm dần, nhưng vẫn cần phản hồi, tập trung vào việc khen ngợi thành tích và cải thiện những điểm chưa đạt kỳ vọng.
Cấp độ cao cấp dành cho lãnh đạo – managers
Chuyên gia là những nhân tố quan trọng trong công ty, tự tin và ít cần hướng dẫn. Họ thường dẫn dắt người khác và không cần quá nhiều sự công nhận để duy trì động lực, nhưng vẫn đánh giá cao sự ghi nhận khi cần.
Các cấp độ áp dụng kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên hiệu quả
7 Nguyên tắc áp dụng kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên
Thường xuyên đưa ra phản hồi kịp thời, chính xác
Điều này sẽ giúp nhân viên nhận biết điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Từ đó, họ có phương án điều chỉnh kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến công việc.
Bên cạnh đó, khi nhà quản lý đưa ra phản hồi đúng lúc, đúng chỗ sẽ khiến nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có tinh thần trách nhiệm với công việc.
Thúc đẩy nhân viên bước qua vùng an toàn của bản thân
Việc tạo áp lực cho nhân viên đôi khi là điều cần thiết để họ phát triển năng lực. Những nhân sự có thái độ chán nản, thờ ơ sẽ dễ dàng buông bỏ trách nhiệm với công việc. Một nhà huấn luyện nhân viên giỏi sẽ biết cách tạo thử thách để giúp họ phát triển.
Luôn sẵn sàng hỗ trợ nhân viên
Với vai trò là một người quản lý, bạn hãy khuyến khích và tìm các giải pháp để hỗ trợ nhân viên khi họ gặp gặp khó khăn. Điều này sẽ tăng mức độ tin tưởng và thuyết phục từ phía nhân viên với cấp trên.
Không làm thay việc cho nhân viên
Khi thấy nhân viên làm sai, các nhà quản lý thường có xu hướng tham gia trực tiếp để làm thay. Tuy nhiên, đây là điều không nên làm. Bởi nhân viên cần biết họ sai ở đâu và cần tìm giải pháp nào là hợp lý. Do đó, bạn hãy nên là một người cố vấn, đưa ra phương án phù hợp cho nhân sự.
Coi thất bại là điều đương nhiên
Việc huấn luyện và đào tạo con người sẽ luôn có thất bại. Bạn hãy học cách chấp nhận điều này và vạch ra những đường đi khác để nâng cấp kỹ năng này tốt hơn.
Xây dựng kế hoạch, mục tiêu rõ ràng
Nếu muốn nhân viên cùng nhìn về một hướng, hãy đưa ra cho họ mục tiêu cần đạt được. Đây là cách giúp họ phát triển bản thân hơn nữa và đóng góp vào lợi ích chung.
Khuyến khích thành viên học hỏi lẫn nhau
“Học thầy không tày học bạn”! Hãy khuyến khích nhân viên chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi. Đây là cách nhanh nhất để nhân viên phát triển và cùng nhau đi lên. Đồng thời, sẽ làm gia tăng tinh thần đồng đội và kỹ năng lãnh đạo của mỗi cá nhân.
=> Gợi ý cho bạn: 12 Kỹ năng cần có để trở thành nhà lãnh đạo tài ba
7 Nguyên tắc huấn luyện và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
Các bước rèn luyện kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên
Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau
Điều này giúp nhân viên cảm thấy tự tin và thoải mái trong việc chia sẻ ý kiến, trao đổi và đặt câu hỏi, không sợ bị phê phán hay bị coi thường.
Xác định mục tiêu và lý do đào tạo
Trước khi đào tạo, hãy lập kế hoạch rõ ràng và xác định mục tiêu cụ thể. Tránh sử dụng các lý do như doanh thu giảm hay thiếu kỷ luật, vì điều này chỉ tạo áp lực và làm giảm sự tập trung, hứng thú của nhân viên, ảnh hưởng đến hiệu quả chương trình.
Định hướng và điều chỉnh hành vi của nhân viên
Người quản lý cần khéo léo đề cập tới những hành vi điển hình thường gặp nhất trong công việc nhằm giúp nhân viên biết được hành vi đó không hiệu quả ở chỗ nào.
Các bước cần làm rõ hành vi như sau:
- Liệt kê những hành vi đang diễn ra tại công sổ.
- Phân tích rõ các mục tiêu, yêu cầu mà nhà quản lý muốn nhân viên hoàn thành.
- Làm rõ các hiệu quả thông qua hành vi đó.
- Để nhân viên đưa ra ý kiến và nhận xét về những hậu quả có thể gặp phải qua hành vi của mình.
- Đề xuất nhân viên phải đưa ra các thỏa thuận liên quan tới hành vi.
Đề xuất giải pháp giúp nhân viên cải thiện
Khi đã xác định rõ hành vi chưa phù hợp và hậu quả, nhà quản lý cần giúp nhân viên đề xuất giải pháp khắc phục. Tránh áp đặt giải pháp sẵn, thay vào đó, hãy đưa ra gợi ý và khuyến khích thảo luận để nhân viên tự hiểu và lựa chọn hướng giải quyết hiệu quả.
Khuyến khích nhân viên thực hiện công việc
Người quản lý không nên lựa chọn thay nhân viên mà cần phải khuyến khích họ hoạt động đồng thời khen ngợi nếu họ thành công.
Trao quyền và động viên nhân viên
Đây là yếu tố không thể thiếu khi huấn luyện và đào tạo nhân viên. Trao quyền giúp nhân viên cảm thấy tự do và được công nhận, khuyến khích họ phát triển. Động viên là cách tạo động lực, khẳng định giá trị và đóng góp của họ trong công việc.
Hãy thu thập ý kiến, phản hồi để hoàn thiện chương trình đào tạo
Những rào cản khi triển khai kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên
Chương trình đào tạo thiếu hấp dẫn và linh hoạt
Một số công ty đào tạo chỉ thiên về lý thuyết mà quên thực hành. Điều này khiến nhân viên dễ cảm thấy chán nản và không hứng thú tham gia các buổi huấn luyện kỹ năng.
Thêm vào đó, thời gian tổ chức vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc. Lúc này, họ không còn tinh thần để có thể nghe trọn vẹn kiến thức.
Sự khác biệt về thói quen học tập
Mỗi nhân viên sẽ có năng lực tiếp thu và trình độ chuyên môn khác nhau. Vậy nên, để tất cả nhân viên cùng học theo một chương trình chung là điều rất khó. Hãy thử khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó đưa ra những chương trình phù hợp với từng nhóm nhân viên.
Nhân viên không tích cực tham gia đào tạo
Có 3 yếu tố chính tác động đến quá trình tham gia đào tạo của nhân viên bao gồm:
- Nhận thức.
- Cảm xúc.
- Hành vi.
Khi 3 yếu tố này mâu thuẫn với nhau, nhân viên sẽ có xu hướng không tự giác, thiếu tính chủ động trong học tập. Hành vi sẽ không thay đổi nếu nhận thức của nhân viên không thay đổi. Chính vì thế việc học sẽ trở nên áp lực, ép buộc, dẫn đến phát sinh tâm lý chống đối trong nhân sự.
Sự phân tán của nhân sự
Với những công ty lớn, nhiều cơ sở thì việc một nhân sự lớn tập trung tại một thời điểm là điều khá khó khăn. Nhân sự phân tán, khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, không đồng nhất về thời gian, nội dung đào tạo là những khó khăn không thể tránh khỏi với một doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa quốc gia…
Phát sinh về chi phí đào tạo
Doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu về chi phí nhưng phải có hiệu quả tối đa. Điều này sẽ rất khó thực hiện. Chính vì vậy, hãy cân đối tiềm lực tài chính và mục tiêu đào tạo để có phương án tốt nhất.
Không có sự đánh giá, phản hồi sau đào tạo
Đây là điều tối kỵ khi triển khai chương trình huấn luyện, đào tạo nhân viên. Bởi nếu không có sự phản hồi, người quản lý sẽ khó nhận thức ưu – nhược điểm của hình thức mà họ đang triển khai. Hãy tích cực thu thập ý kiến, cảm nhận của nhân viên để hoàn thiện chương trình đào tạo.
Kết luận
Trên đây là chi tiết các bước đào tạo và huấn luyện nhân viên chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp. Với những thông tin này, hy vọng bạn có thể triển khai chương trình đào tạo một cách dễ dàng và đạt được những kết quả tích cực trong việc phát triển đội ngũ nhân sự.
Tại Vân Nguyên Edubiz, chúng tôi cung cấp những kiến thức thiết yếu giúp bạn trở thành nhà quản trị tài ba. Hãy theo dõi các bài viết từ Vân Nguyên để phát triển bản thân mỗi ngày!
