Làm thế nào để xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả ?
Chúng ta đều biết giá trị và lợi ích của đào tạo nội bộ. Một chương trình đào tạo nội bộ (training nội bộ) được xây dựng và triển khai đúng cách sẽ giúp nhân sự trong doanh nghiệp hạnh phúc hơn, hài lòng hơn và gắn bó hơn. Từ đó làm tăng năng suất, doanh thu, đồng thời giảm chi phí cho việc phải đào tạo nhân sự mới.
Tuy nhiên, việc xây dựng một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả không hề đơn giản. Rất nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi tổ chức những buổi đào tạo độc lập kiểu tự phát, kết quả là những buổi đào tạo này thường không đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức cũng như kỳ vọng của người tham gia. Do đó, một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả cần phải được xây dựng theo một quy trình từng bước có hệ thống.
Trong bài viết này, Vân Nguyên sẽ hướng dẫn 7 bước cần thiết để xây dựng được một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả.
7 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả
Đánh giá nhu cầu đào tạo
Bước đầu tiên trong việc xây dựng chương trình đào tạo nội bộ là xác định và đánh giá nhu cầu. Các kế hoạch đào tạo thường được thiết lập trong các kế hoạch quý, kế hoạch năm của tổ chức. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn đang cần xây dựng một chương trình đào tạo mà không có kế hoạch từ trước, người lập kế hoạch đào tạo sẽ cần thực hiện ba bước sau:
- Đánh giá chương trình đào tạo nội bộ sẽ giúp ích gì cho việc phát triển công ty
- Đánh giá khả năng của những người sẽ tham gia chương trình đào tạo
- Xác định cách đào tạo phù hợp với những người tham gia, giúp việc đào tạo hiệu quả hơn.
Để hiểu rõ hơn, hãy xem sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ phân tích nhu cầu đào tạo nội bộ
Lập mục tiêu đào tạo
Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo giúp xác định được nội dung cần có của chương trình đào tạo và kỹ năng của nhân viên. Chúng cần được phân tích, ưu tiên và biến thành các mục tiêu đào tạo của tổ chức.
Mục tiêu cuối cùng của chương trình đào tạo nội bộ là thu hẹp khoảng cách giữa hiệu suất / kiến thức hiện tại và mong muốn trong tương lai. Việc đào tạo phải phù hợp với các lĩnh vực đã xác định cần cải tiến. Điều này có thể xác định được một cách đơn giản thông qua các bài khảo sát.
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Sau khi đã xác định được nhu cầu và mục tiêu đào tạo, doanh nghiệp cần bắt tay vào xây dựng kế hoạch. Một kế hoạch đào tạo nội bộ bao gồm các yếu tố sau:
- Tên chương trình đào tạo. VD: chương trình đào tạo cho khối back, chương trình đạo tạo cho khối kinh doanh,…
- Mục tiêu đào tạo cần đạt được. VD: Nâng cao năng lực chuyên môn dành cho khối back, nâng cao kĩ năng thực chiến dành cho khối Kinh doanh…
- Các thành phần sẽ tham gia chương trình đào tạo. Tùy thuộc vào mục tiêu đào tạo, bạn cần thông báo cho đúng đối tượng tương ứng tham gia.
- Nhân sự, bộ phận sẽ thực hiện phụ trách đào tạo. VD: Trưởng phòng kinh doanh sẽ phụ trách đào tạo nâng cao kĩ năng thực chiến dành cho khối Kinh doanh, trưởng phòng hành chính sẽ đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn dành cho khối back
- Nội dung và hình thức triển khai
- Thời gian và ngân sách cần có thể thực hiện
- Các vấn đề khác cần chú ý
Xây dựng một kế hoạch đào tạo nội bộ càng đầy đủ chi tiết, hiệu quả của đào tạo sẽ càng cao. Dưới đây là ví dụ về một kế hoạch đào tạo cụ thể :
Mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ theo năm
Chuẩn bị công cụ đào tạo
Bước tiếp theo là chuẩn bị các công cụ đào tạo bao gồm thiết kế slide bài giảng, nội dung, tài liệu,…. Để làm tốt bước này cần chú ý một số vấn đề sau:
- Bài giảng cần được trình bày sao cho dễ hiểu nhất với thành phần được đào tạo.
- Chuẩn bị nội dung đào tạo và các bài đánh giá liên quan trực tiếp đến mục tiêu đào tạo.
- Chuẩn bị các ví dụ thực tiễn nhiều nhất có thể: mọi người sẽ ghi nhớ tốt hơn bằng các tình huống cụ thể.
- Chuẩn bị các tình huống để người được đào tạo có thể trò chuyện và tương tác với người training và tương tác với nhau trong quá trình đào tạo.
- Cho mọi người có nhiều cơ hội đưa ra ý kiến trong quá trình đào tạo.
- Chia tài liệu đào tạo thành những “phần nhỏ” để dễ tiếp thu và dễ hiểu hơn.
- Chuẩn bị các phần quà nhỏ để làm quà tặng giúp người học cảm thấy hứng thú hơn.
Triển khai đào tạo
Ở bước này, doanh nghiệp cần thông báo cho những người được tham gia đào tạo nắm được tinh thần và mục tiêu của chương trình đào tạo.
Nên triển khai chương trình đào tạo nội bộ theo đúng như kế hoạch để có thể đảm bảo tối đa chất lượng. Từ đó giúp dễ dàng đánh giá sau đào tạo.
Đánh giá sau đào tạo
Sau khi kết thúc khóa đào, người thực hiện đào tạo cần cho học viên làm bài test để kiểm tra lại kiến thức đã học. Cần đưa ra quy định số điểm đạt tối thiểu. Nếu người học không đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo lại để bổ sung kiến thức.
Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu người học đánh giá lại bài giảng của người đào tạo nhằm đánh giá thi đua giảng viên, cuối năm trao thưởng cho giảng viên suất sắc được đánh giá cao, giảng viên cống hiến,… góp phần xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp.
Sửa đổi đào tạo (nếu có)
Sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành một số khóa đào tạo, cần thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan. Từ đó phân tích phản hồi này cùng với đánh giá hiệu suất của nhân viên để xác định hiểu quả của chương trình đào tạo đem lại. Nếu các mục tiêu hoặc kỳ vọng không được đáp ứng, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi lại chương trình đào tạo.
Tóm lại
Chương trình đào tạo nội bộ sẽ đem hiệu quả cao nhất khi nó được xây dựng dựa trên thực tiễn của doanh nghiệp. Các chương trình đào tạo này nên được xây dựng ngay từ đầu và thường được đưa vào kế hoạch chung của công ty theo từng năm.
