Tổng thể lý thuyết về quản trị nhân sự chuẩn ISO

Quản trị nhân sự bao gồm các công việc của nhân sự gắn liền với quá trình làm việc của một nhân viên từ lúc họ vào công ty cho đến khi họ nghỉ việc. Có bao nhiêu việc phát sinh ngoài công việc thì có bấy nhiêu việc cho nhân sự. Mỗi công việc sẽ có một lý thuyết gắn với nó.

Nhìn chung, để quản trị tốt, chúng ta cần xây dựng quy trình nhân sự và các tài liệu, biểu mẫu đi kèm, Đồng thời phải căn cứ vào thực tế tại công ty. Ví dụ như công ty mới startup, quy trình nhân sự đôi khi chỉ đơn giản là quy trình xin nghỉ phép, chấm công và trả lương. Công ty được ba năm thì thêm quy trình nghỉ việc, tuyển dụng …  Bên cạnh đó, một số nơi hành chính và nhân sự hợp làm một nên ngoài xây dựng quy trình Nhân sự, bạn cần xây dựng quy trình Hành chính. Nói về cả hành chính và nhân sự thì rất dài. Cho nên trong khuôn khổ bài viết này, Vân Nguyên sẽ giới thiệu đến các bạn quy trình quản lý nhân sự.

Trước hết, chúng ta hãy cùng nhau nhìn vào hình dưới đây

Tuyển dụng nhân sự

Khởi đầu của lý thuyết quản trị nhân sự là tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng tốt sẽ giúp công ty sàng lọc và giữ lại được những nhân viên ưu tú. Để quá trình tuyển dụng thành công và mang lại kết quả cao. Bạn cần phải chuẩn bị kỹ từng bước trong quy trình tuyển dụng. Vậy quy trình tuyển dụng cần có những bước nào?

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Có nhiều cách để làm. Cách đơn giản nhất là lên mạng cóp nhặt rồi mang về sửa cho phù hợp với công ty mình. Không thì bê nguyên ở một công ty nào đó về cũng được. Hoặc tự biên tự diễn theo thực tế doanh nghiệp. Dù là cách nào thì bạn cũng cần phải có các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

Ở bước này, bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ những việc nhỏ nhất như: Lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì (năng lực, bằng cấp, chuyên môn, thái độ nghề nghiệp, sức khỏe,…), mô tả công việc cho từng vị trí, điều kiện làm việc, nội dung thông báo tuyển dụng…

Ngoài ra, cần xây dựng bản chi tiết về chế độ tiền lương và phúc lợi của các ứng viên. Đây là một tiêu chí rất quan trọng nhằm thu hút các ứng viên tham gia ứng tuyển.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Sau khi đã hoàn thành bước một, bạn cần sử dụng các phương tiện truyền thông để thông báo để các ứng viên biết. Có nhiều cách để thông báo như trên website công ty, mạng xã hội, các hội nhóm, diễn đàn,… Miễn sao việc này ngắn gọn, xúc tích nhưng những nội dụng cơ bản phía trên phải được truyền tải đến ứng viên theo cách tốt nhất.

Bước 3: Tiếp nhận, chọn lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ

Căn cứ vào mô tả công việc cho từng vị trí, căn cứ vào hồ sơ của ứng viên. bạn cần chọn ra một lượng hồ sơ nhất định, tiến hành lên lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn.

Tùy từng vị trí cần tuyển, bạn có thể đặt những câu hỏi nhằm khai thác trình độ, tính cách, mong muốn của các ứng viên hoặc sử dụng các bài test IQ, EQ, ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành,… để tìm ra những ứng viên suất sắc.

Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, bạn cần thông báo cho ứng viên quá trình phỏng vấn đã kết thúc và hẹn ứng viên thời gian gửi kết quả phỏng vấn.

Bước 4: Quyết định tuyển dụng nhân sự

Sau quá trình tuyển dụng, bạn cần nhanh chóng đưa ra quyết định nên lựa chọn những ứng viên nào. Đồng thời gửi kết quả cho tất cả các ứng viên được gọi phỏng vấn, cả đạt lẫn không đạt.

Quy trình tuyển dụng nhân sự mặc dù không phức tạp nhưng tốn nhiều thời gian, đòi hỏi bạn có sự chuẩn bị chu đáo nhất có thể. Để rút ngắn thời gian chuẩn bị và đạt hiệu quả tuyển dụng cao nhất. Bạn có thể áp dụng một số biểu mẫu dưới đây.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong quá trình tuyển dụng

NS – 01 – Quy trình tuyển dụng nhân viên

• NS – 01 – BM01 – Kế hoạch tuyển dụng 06 tháng
• NS – 01 – BM02 – Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất
• NS – 01 – BM03 – Quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng
• NS – 01 – BM04 – Danh sách ứng viên làm bài test đầu vào
• NS – 01 – BM05 – Thư mời làm bài test
• NS – 01 – BM06 – Bản tự khai ứng viên
• NS – 01 – BM07 – Danh sách kết quả làm bài test đầu vào
• NS – 01 – BM08 – Thông báo không tuyển dụng
• NS – 01 – BM09 – Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn
• NS – 01 – BM10 – Danh sách câu hỏi phỏng vấn
• NS – 01 – BM11 – Thư mời phỏng vấn
• NS – 01 – BM12 – Bảng đánh giá kết quả phỏng vấn
• NS – 01 – BM13 – Thông báo tuyển dụng

NS – 02 – Quy trình tuyển dụng nhân sự cấp cao

Thử việc

Sau khi các ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn với những màn đấu trí gay go, những câu hỏi hóc búa. Bạn cần mời họ đến công ty một lần nữa để tiến hành kí hợp đồng thử việc và phổ biến nội quy công ty. Chúng ta có thể chia bước này thành hai giai đoạn.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi nhân viên đến nhận việc

Phòng nhân sự có trách nhiệm thông báo trong toàn bộ phận về thời điểm nhân viên mới đến nhận việc và công việc của nhân viên đó. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

• Chuẩn bị công cụ làm việc
• Bảng giới thiệu tóm tắt về bộ phận
• Bảng mô tả các công việc cần làm trong quá trình thử việc
• Nội quy công ty

Giai đoạn 2: Huấn luyện và đào tạo nhân sự

Sau khi nhân viên mới đến nhận việc, phòng nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết. Đồng thời phổ biến các nội dung sau:

• Nội quy lao động
• Quy định về thời gian làm việc.
• Chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.
• Quy định sử dụng văn phòng phẩm
• Quy định về ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ.
• Quy định về nghỉ việc

Cơ bản các lý thuyết về đào tạo thì có rất nhiều. Vân Nguyên sẽ tách ra làm một bài riêng. Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu một số biểu mẫu có thể bạn sẽ cần trong quá trình huấn luyện và đào tạo nhân viên thử việc.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong quá trình thử việc

NS – 03 – Quy trình thử việc

• NS – 03 – BM01 – Quyết định tiếp nhận nhân viên
• NS – 03 – BM02 – Hợp đồng thử việc
• NS – 03 – BM03 – Kế hoạch thử việc
• NS – 03 – BM04 – Biên bản bàn giao tài sản
• NS – 03 – BM06 – Bảng đánh giá kết quả thử việc
• NS – 03 – BM07 – Hợp đồng lao động

Các biểu mẫu sẽ dùng trong quá trình đào tạo

NS – 06 – Quy trinh dao tao ben ngoai

• NS – 06 – BM01 – Phiếu xác định nhu cầu đào tạo nhân viên
• NS – 06 – BM02 – Phiếu xác định nhu cầu đào tạo tổng hợp
• NS – 06 – BM03 – Bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo
• NS – 06 – BM04 – Phiếu yêu cầu đào tạo
• NS – 06 – BM05 – Kế hoạch đào tạo
• NS – 06 – BM06 – Tờ trình cử đi đào tạo
• NS – 06 – BM07 – Bảng cam kết đào tạo
• NS – 06 – BM08 – Quyết định cử đi đào tạo
• NS – 06 – BM09 – Phiếu đánh giá khoa học
• NS – 06 – BM10 – Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo
• NS – 06 – BM11 – Báo cáo kết quả ứng dụng đào tạo
• NS – 06 – BM12 – Hồ sơ đào tạo
• NS – 06 – BM13 – Báo cáo tổng hợp đào tạo hàng tháng

NS – 07 – Quy trình đào tạo nội bộ

• NS – 07 – BM01 – Chương trình đào tạo
• NS – 07 – BM02 – Biên bản đào tạo

Kết thúc quá trình thử việc, phòng nhân sự phải nhận được bảng đánh giá kết quả thử việc từ trưởng bộ phận. Từ đó có cơ sở để thông báo với lãnh đạo công ty và xin ý kiến về quyết định có ký hợp đồng lao động chính thức hay không.

Bảo hiểm, quản lý công việc, vi phạm kỷ luật

Một nhân viên, sau khi đã qua thử việc và được ký hợp đồng chính thức. Ta cần làm bảo hiểm, chấm công, tính lương và giải quyết các vấn đề kỷ luật và khiếu nại cho họ. Dưới đây là một số việc cần làm khi bạn thực hiện quy trình này.

Các vấn đề cần lưu ý khi làm bảo hiểm

Luật đã quy định rõ, người lao động khi được ký hợp đồng làm việc sẽ được hưởng chế độ BHXH và BHYT. Vậy về cơ bản lý thuyết, bạn sẽ phải nắm:

• Luật BHXH, BHYT
• Các thông tư, nghị định liên quan.
• Các quy trình làm BHXH, các mối quan hệ với bên bảo hiểm.
• Các chính sách khác liên quan đến bảo hiểm như chế độ bảo hiểm an sinh …

Với BHXH đôi khi có nhiều việc phát sinh nhưng đôi khi lại không có việc gì. Đó có thể là: chốt sổ, mở sổ, lấy thẻ BHYT, đổi thẻ BHYT, làm chế độ bảo hiểm, đóng tiền bảo hiểm…. Muốn biết rõ hơn, bạn vui lòng click vào đây:

• BTL19 – Các biểu mẫu dùng trong BHXH

Việc quản lý thời gian làm việc và chấm công cũng rất quan trọng. Với vấn đề này, bạn sẽ phải trả lời hàng loạt những câu hỏi như: cách chấm công đối với nhân viên đã đúng chưa? đủ chưa? sát chưa? Nội quy đã phù hợp? Tâm lý nhân viên sẽ như thế nào nếu áp dụng nội quy như vậy? Các công ty khác có quy chế châm công ra sao ?

Trong quá trình làm việc, thỉnh thoảng sẽ xảy ra những vụ vi phạm kỷ luật. Vậy bạn cần làm gì?

Nguyên tắc và điều kiện xử lý kỷ luật lao động

• Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
• Khi xem xét xử lý kỷ luật lao động phải có mặt đương sự và sự tham gia của đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở trong doanh nghiệp. Trường hợp xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải, người sử dụng lao động phải trao đổi, nhất trí với Ban chấp hành công đoàn cơ sở.
• Mỗi hành vi vi phạm kỷ luật lao động bị xử lý một hình thức kỷ luật. Khi một người lao động có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động đồng thời thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất;
• Không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm nội quy lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi;
• Việc xem xét xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản. Người có thẩm quyền xử lý vi phạm kỷ luật lao động phải ra quyết định bằng văn bản, trừ hình thức khiển trách bằng miệng.
• Cấm mọi hành vi xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý vi phạm kỷ luật lao động;
• Cấm dùng hình thức phạt tiền, cúp lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
• Cấm xử lý kỷ luật lao động vì lý do tham gia đình công.
• Người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, bào chữa viên nhân dân hoặc người khác bào chữa.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong việc quản trị nhân sự

NS – 19 – Quy định quản lý giờ công lao động

• NS – 19 – BM01 – Giấy đề nghị tăng ca
• NS – 19 – BM02 – Bảng chấm công
• NS – 19 – BM03 – Bảng xác nhận thời gian làm việc

NS – 20 – Xử lý khiếu nại, tố cáo

• NS – 20 – BM02 – Giấy biên nhận hồ sơ khiếu nại, tố cáo
• NS – 20 – BM04 – Biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo
• NS – 20 – BM01 – Giấy đề nghị khiếu nại, tố cáo
• NS – 20 – BM02 – Giấy biên nhận hồ sơ khiếu nại, tố cáo
• NS – 20 – BM03 – Sổ theo dõi xử lý khiếu nại, tố cáo
• NS – 20 – BM04 – Biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo
• NS – 20 – BM05 – Quyết định xử lý khiếu nại

Đánh giá, bổ nhiệm và khen thưởng

Có hai phương pháp đánh giá nhân viên là đánh giá tương đối và đánh giá tuyệt đối.

Phương pháp đánh giá tương đối

Ở phương pháp này, công việc của các nhân viên liên kết với nhau bằng hệ thống chức vụ và phân bố quyền hạn. Do vậy, cần phân loại nhân viên thành các nhóm khác nhau. Tuy nhiên, kiểu đánh giá này không cung cấp người đánh giá thông tin về năng lực của từng thành viên trong nhóm. Những ưu nhước điểm và những cái cần chỉnh sửa của mỗi thành viên.

Phương pháp đánh giá tuyệt đối

Phương pháp này đang được sử dụng nhiều hơn. Theo đó, nhà quản lý sẽ đánh giá theo sơ đồ để xếp loại nhân viên dựa trên những tiêu chí cụ thể. Ví dụ như một nhân viên có khả nǎng hoàn thành công việc đúng thời hạn như thế nào. Có thể trình bày một kế hoạch làm việc mỗi ngày không? Có giúp đỡ được các nhân viên khác không?…. Việc này giúp người đánh giá có thể so sánh các cá nhân giữa các nhóm khác nhau. Đồng thời tránh được các mâu thuẫn trực tiếp giữa nhân viên.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong việc đánh giá công việc

NS – 14 – Quy trình đánh giá công việc

• NS – 14 – BM01 – Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc
• NS – 14 – BM02 – Bảng tổng hợp đánh giá chỉ tiêu
• NS – 14 – BM03 – Biên bản đánh giá công việc
• NS – 14 – BM04 – Bảng tổng hợp vi phạm nội quy, quy chế
• NS – 14 – BM05 – Bảng tổng hợp điểm trừ nghiệp vụ, nội quy
• NS – 14 – BM06 – Giấy đề nghị cộng điểm
• NS – 14 – BM07 – Bảng tổng hợp đánh giá công việc

Đánh giá xong thì sẽ phải có những hình thức tác động sau đó. Vậy chúng ta sẽ bổ nhiệm hay khen thưởng nhân viên? Liệu bạn đã chuẩn bị sẵn những bước để làm các công việc này?

Các biểu mẫu sẽ dùng trong việc khen thưởng, bổ nhiệm

NS – 11 – Quy che khen thuong

• NS – 11 – BM01 – Phiếu đề nghị khen thưởng
• NS – 11 – BM02 – Quyết định xử lý khen thưởng
• NS – 11 – BM03 – Sổ theo dõi khen thưởng

NS – 13 – Quy chế bổ nhiệm

• NS – 13 – BM01 – Phiếu thăng chức
• NS – 13 – BM02 – Phiếu đề xuất bổ nhiệm cán bộ
• NS – 13 – BM03 – Phiếu đánh giá cán bộ
• NS – 13 – BM04 – Bảng tự nhận xét của cán bộ
• NS – 13 – BM05 – Phiếu đánh giá tín nhiệm
• NS – 13 – BM06 – Quyết định bổ nhiệm

Nghỉ việc

Vậy khi một nhân viên muốn nghỉ việc, bạn cần làm những gì?

Đầu tiên, cần đảm bảo là bạn đã phổ biến quy định về nghỉ việc cho nhân viên ngay thời điểm họ mới vào công ty. Theo quy định của pháp luật, thủ tục để một nhân viên nghỉ việc như sau:

Quy định về nghỉ việc

Trường hợp hợp đồng hết thời hạn, thuộc trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận với người sử dụng lao động được nghỉ việc, từ đó tiến hành thủ tục báo trước.

Đối với hợp đồng không xác định thời hạn, người lao động cần báo trước bằng văn bản hoặc gửi email đơn xin nghỉ nghỉ việc và đảm bảo thời gian báo trước.

• Báo trước ít nhất 03 ngày đối với hợp đồng dưới 12 tháng hoặc hợp đồng mùa vụ.
• Báo trước ít nhất 30 ngày đối hợp đồng xác định thời hạn.
• Báo trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.

Sau khi nhân viên làm đủ thời hạn báo trước, bạn cần chuyển quyết định nghỉ việc đã có chữ ký của giám đốc ký kèm theo sổ bảo hiểm, tiền lương theo đúng quy định của Pháp Luật (trong 7 ngày phải thanh toán đầy đủ tiền và sổ bảo hiểm, trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày). Đồng thời nhận bàn giao tài sản, tài liệu theo các biểu mẫu dưới đây.

Các biểu mẫu sẽ dùng khi nhân viên nghỉ việc

• NS – 09 – BM01 – Đơn xin nghỉ việc
• NS – 09 – BM02 – Biên bản bàn giao công việc
• NS – 09 – BM03 – Biên bàn giao hồ sơ, tài liệu.
• NS – 09 – BM04 – Biên bản bàn giao tài sản công cụ.
• NS – 09 – BM05 – Bảng cam kết nghỉ việc.
• NS – 09 – BM06 – Biên bản thanh lý nghỉ việc
• NS – 09 – BM07 – Quyết định nghỉ việc

Trên đây là tổng thể lý thuyết về quản trị nhân sự chuẩn. Để có thể áp dụng và đưa vào triển khai trong thực tế, bạn cần xem xét tình hình tại công ty và điều chỉnh các quy trình, biểu mẫu sao cho phù hợp nhất.

Vân Nguyên Edubiz được thành lập từ năm 2009, là học viện đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo doanh nhân cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Chúng tôi thường xuyên tổ chức các khóa học quản trị nhân sự chuyên nghiệp được giảng dạy bởi các Chuyên gia, giảng viên giàu kinh nghiệm thực tiễn.

Học viên cần nhận lịch học và học phí cụ thể, vui lòng để lại thông tin vào form bên dưới.