Trợ lý giám đốc nhân sự làm công việc gì, cần kỹ năng nào?
Trợ lý giám đốc nhân sự là gì?
Trợ lý giám đốc nhân sự là ai?
Trợ lý giám đốc nhân sự (HR Assistant) là vị trí quan trọng trong bộ phận nhân sự, chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc nhân sự (CHRO) hoặc Trưởng phòng Nhân sự trong việc quản lý và triển khai các hoạt động liên quan đến nhân sự, giấy tờ, và hành chính văn phòng. Vai trò này đóng góp trực tiếp vào việc duy trì hiệu quả vận hành và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Vai trò của Trợ lý giám đốc nhân sự
Vai trò của trợ lý CHRO trong doanh nghiệp
Là cánh tay phải đắc lực của CHRO
Trợ lý giám đốc nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Nhân sự (CHRO). Họ sẽ quản lý và triển khai các chiến lược nhân sự từ cấp trên đề ra. Họ đảm bảo rằng các hoạt động trong phòng nhân sự được thực hiện hiệu quả. Đồng thời giúp giảm tải khối lượng công việc cho CHRO.
Là cầu nối giữa các phòng ban
Một vai trò không thể thiếu của HR Assistants là làm cầu nối giữa các phòng ban. Họ giúp truyền tải thông tin, điều phối các chính sách nhân sự và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Đồng thời, họ góp phần tạo nên một môi trường làm việc gắn kết.
Là người đảm bảo những quy định pháp lý giữa doanh nghiệp và người lao động
Trợ lý giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lao động. Họ đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định của luật lao động, hợp đồng và chính sách. Từ đó bảo vệ quyền lợi cho cả nhân viên lẫn công ty.
Là người thu thập, phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả công việc nhân sự
Trợ lý giám đốc sẽ thu thập dữ liệu liên quan đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Sau đó, họ phân tích, đánh giá và tổng hợp dữ liệu. Những thông tin này giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định nhân sự phù hợp. Ban lãnh đạo sẽ cải thiện quy trình làm việc đến nâng cao hiệu quả của tổ chức.
Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc nhân sự
Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự
HR Assistant đảm nhận nhiệm vụ quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm lưu trữ, cập nhật thông tin và đảm bảo tính chính xác, bảo mật của các dữ liệu liên quan đến nhân viên.
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
Trợ lý sẽ là người Hỗ trợ quá trình tuyển dụng và đào tạo là một nhiệm vụ quan trọng. Trợ lý giám đốc nhân sự tham gia lập kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, tổ chức phỏng vấn,… Và xây dựng các chương trình đào tạo nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công ty.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc
Với nhiệm vụ này, HR Assistant sẽ thu thập phản hồi từ cấp quản lý phòng ban để có dữ liệu về nhân viên. Sau đó, họ sẽ dựa trên bảng tiêu chí, họ sẽ đánh giá hiệu suất của nhân sự. Từ đó, gửi lại kết quả để kết hợp cùng các bộ phận có phương án với nhân sự.
Hỗ trợ giải quyết mâu thuẫn nội bộ
Trong quá trình làm việc, các mâu thuẫn nội bộ sẽ dễ dàng phát sinh. Lúc này, Trợ lý giám đốc nhân sự sẽ đóng vai trò trung gian, giải quyết vấn đề một cách khéo léo. Họ sẽ phải đảm bảo sự hài hòa giữa đôi bên để tránh gây ra xung đột lớn hơn.
Tổ chức các sự kiện nội bộ
Để nâng cao tinh thần gắn kết trong doanh nghiệp, HR Assistant sẽ là người đảm nhận nhiệm vụ tổ chức các sự kiện nội bộ như hội thảo, các buổi đào tạo, hoặc các hoạt động team-building. Những sự kiện này không chỉ nâng cao tinh thần làm việc mà còn tăng cường sự đoàn kết giữa các nhân viên trong công ty.
Mô tả công việc chi tiết của Trợ lý giám đốc nhân sự
Mô tả công việc chi tiết của Trợ lý CHRO
Thông thường công việc của HR Assistant sẽ là hỗ trợ thực hiện các công việc hành chính văn phòng hằng ngày như: chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên, đặt lịch hẹn, xử lý các cuộc gọi từ khách hàng đối tác,… Cụ thể như sau:
- Hỗ trợ các công việc và yêu cầu về nhân sự bên trong và ngoài công ty.
- Quản lý, duy trì bộ dữ liệu thông tin ứng viên.
- Bảo vệ lợi ích của nhân viên công ty.
- Hỗ trợ quá trình tuyển dụng của công ty. Tìm kiếm ứng viên, duyệt CV, liên hệ với ứng viên và chuẩn bị hợp đồng cho những nhân viên trúng tuyển.
- Lên lịch làm việc cho toàn bộ nhân viên phòng nhân sự.
- Giám sát việc thực hiện quy định chung của nhân viên trong công ty.
- Lên lịch các cuộc họp, phỏng vấn và các sự kiện quan trọng khác của công ty.
- Phối hợp lên kế hoạch và tổ chức các buổi hội thảo, đào tạo nhân viên.
- Cập nhật dữ liệu nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu của công ty.
- Chuẩn bị và nộp báo cáo về hoạt động nhân sự nói chung lên cấp trên.
- Quản lý và đảm bảo tính chính xác của bảng lương.
- Tiếp nhận và xử lý khiếu nại, thắc mắc của nhân viên công ty.
Những yêu cầu cần có của Trợ lý giám đốc nhân sự
Những yêu cầu cần có của Trợ lý giám đốc nhân sự
Yêu cầu về chuyên môn
Để ứng tuyển vị trí này, bạn sẽ cần phải có bằng cử nhân chuyên ngành nhân sự, quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Ứng viên cũng cần am hiểu các kiến thức của luật Lao động. Họ cần hiểu được các quy định liên quan đến lao động do Pháp luật Việt Nam ban hành. Điều này nhằm đảm bảo tối đa quyền lợi cho người lao động.
Yêu cầu về kinh nghiệm
Về kinh nghiệm, trợ lý nhân sự đã từng có 3 – 6 tháng làm việc tại vị trí liên quan. Đồng thời, họ sẽ phải biết cần biết tính toán lương thưởng, sắp xếp và quản lý công việc liên quan tới hành chính – nhân sự. Những sinh viên mới ra trường cũng có cơ hội nhưng doanh nghiệp. Đặc biệt, họ sẽ ưu tiên người có kinh nghiệm để có thể làm tốt ngay sau khi nhận việc.
Kỹ năng của trợ lý giám đốc nhân sự
Để trở thành một HR Assistants giỏi, bạn sẽ cần trau dồi một số kỹ năng sau:
– Trợ lý cần có kỹ năng giao tiếp thành thạo. Kỹ năng này sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin rõ ràng, thuyết phục và xử lý tốt các vấn đề phát sinh. Giao tiếp tốt sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Nó sẽ giúp bạn ghi điểm dễ dàng với quản lý và nhân sự.
– Một trợ lý giám đốc nhân sự thường phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau. Do đó, kỹ năng sắp xếp công việc một cách khoa học là rất quan trọng. Để làm tốt, bạn cần biết cách lập kế hoạch rõ ràng và hợp lý. Khi quản lý công việc và thời gian hiệu quả, bạn sẽ đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đúng tiến độ. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.
– Giải quyết xung đột là điều không thể tránh khỏi với trợ lý giám đốc nhân sự. Bạn sẽ cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề khéo léo. Bạn sẽ đóng vai trò trung gian để giúp đôi bên hòa giải.
– Để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động và người sử dụng lao động, HR Assistants cần nắm vững luật lao động, hợp đồng và các chính sách liên quan. Đây là yêu cầu tối thiểu đối với vị trí này.
– Trợ lý giám đốc nhân sự cần thành thạo trong việc thu thập, phân tích dữ liệu nhân sự và đưa ra các đánh giá chính xác.
– Việc thành thạo phần mềm quản lý nhân sự, bảng tính và công cụ văn phòng giúp trợ lý hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
– Trợ lý cần tinh thần học hỏi, khả năng thích nghi để đối mặt thách thức và không ngừng nâng cao năng lực.
Cơ hội việc làm cho Trợ lý giám đốc nhân sự tại Việt Nam hiện nay
Cơ hội việc làm với HR Assistants
Cơ hội việc làm
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng với vị trí Trợ lý CHRO. Các công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia và startup đều cần đến vai trò này để hỗ trợ trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Mức thu nhập hấp dẫn và môi trường làm việc chuyên nghiệp là nam châm hút ứng viên.
Định hướng nghề nghiệp, lộ trình thăng tiến
Từ vị trí này, bạn có thể phát triển lên các vai trò cao hơn như Trưởng phòng Nhân sự, Giám đốc Nhân sự (CHRO), hoặc thậm chí là Giám đốc Điều hành (CEO) trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Để thăng tiến, bạn cần không ngừng nâng cao kỹ năng chuyên môn và tích lũy kinh nghiệm thực tế.
Mất bao lâu để trở thành một Trợ lý nhân sự giỏi?
Để trở thành một Trợ lý nhân sự giỏi phụ thuộc vào nền tảng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của từng cá nhân. Thông thường, bạn cần từ 2 đến 5 năm làm việc trong lĩnh vực nhân sự, kết hợp với việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp, quản lý, và am hiểu pháp luật lao động để đạt được sự chuyên nghiệp trong vai trò này.
Những khó khăn khi là Trợ lý giám đốc nhân sự
Khó khăn mà Trợ lý CHRO phải đối mặt
Tuy cơ hội việc làm và lộ trình thăng tiến luôn rộng mở với HR Assistant, họ vẫn luôn phải đối mặt với những khó khăn trong công việc. Tiêu biểu có thể kể đến như:
- Họ thường phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc, quản lý hồ sơ, hỗ trợ tuyển dụng, đến giải quyết các vấn đề nội bộ. Những vấn đề này dễ tạo nên áp lực lớn cho họ. Và đòi hỏi sự tỉ mỉ và khả năng xử lý công việc nhanh chóng.
- Vị trí này yêu cầu khả năng thích ứng và xử lý các tình huống phát sinh linh hoạt. Đặc biệt đối với vấn đề nhân sự phức tạp hoặc những thay đổi bất ngờ trong doanh nghiệp.
- Trợ lý CHRO cần tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực phù hợp với ngân sách của công ty. Điều này đôi khi dẫn đến những thách thức trong việc đưa ra các quyết định cân bằng.
- Thị trường lao động ngày càng khắt khe, đòi hỏi bạn phải không ngừng nâng cao năng lực để duy trì vị thế và có cơ hội thăng tiến.
- Giải quyết các mâu thuẫn giữa nhân viên hoặc giữa các phòng ban là một trong những thách thức lớn. Nó đòi hỏi sự nhạy bén và khả năng đối thoại để duy trì sự hài hòa trong công việc.
Kết luận
Tóm lại, trợ lý giám đốc nhân sự là một vị trí quan trọng. Giữ vai trò hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Vị trí này không chỉ mang lại cơ hội nghề nghiệp rộng mở mà còn là bước đệm vững chắc cho những ai mong muốn thăng tiến trong lĩnh vực nhân sự. Tuy nhiên, để thành công, bạn cần không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực, và sẵn sàng đối mặt với những thử thách. Với sự tận tâm và nỗ lực, trợ lý giám đốc nhân sự không chỉ góp phần vào sự phát triển của công ty mà còn khẳng định giá trị của bản thân trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
=> Mời bạn tìm hiểu thêm: Giám đốc nhân sự là gì? Những điều bạn cần biết về CHRO
