Trợ lý giám đốc sản xuất cần làm những công việc gì?
Với vai trò hỗ trợ trực tiếp cho CPO, trợ lý giám đốc sản xuất là người giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình vận hành suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Từ lập kế hoạch, giám sát chất lượng đến phối hợp nhân sự và xử lý vấn đề. Họ chính là cánh tay đắc lực giúp CPO tối ưu hóa hoạt động sản xuất. Vậy cụ thể, trợ lý giám đốc sản xuất cần thực hiện những nhiệm vụ gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Trợ lý giám đốc sản xuất là gì?
Trợ lý giám đốc sản xuất là ai?
Trợ lý giám đốc sản xuất là vị trí quan trọng, đóng vai trò như cánh tay phải đắc lực của Giám đốc sản xuất (CPO). Họ sẽ đảm bảo các tiêu chí liên quan tới tiến độ, chất lượng sản phẩm theo kế hoạch. Họ sẽ phải là 1 người làm được nhiều việc. Chính vì vậy, vị trí này đòi hỏi ở người phụ trách tầm nhìn sâu rộng, kinh nghiệm phong phú cùng tinh thần nhạy bén để có thể xử lý, ứng biến linh hoạt trong mọi tình huống.
Trợ lý giám đốc sản xuất có vai trò gì?
Những vai trò quan trọng của trợ lý CPO trong doanh nghiệp
Hỗ trợ quản lý sản xuất hàng ngày
Trợ lý đóng vai trò trong việc hỗ trợ quản lý các hoạt động sản xuất hàng ngày. Sự hỗ trợ này sẽ diễn ra suôn sẻ nếu họ biết cách phối hợp với các quản lý. Để đảm bảo quy trình được hoạt động trơn tru, trợ lý sẽ cần giám sát cẩn thận từ bước đầu tiên. Từ việc chuẩn bị nguyên liệu đến công đoạn cuối cùng là hoàn thiện sản phẩm.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả sản xuất
Một người trợ lý giỏi sẽ luôn chú ý theo dõi và đánh giá chất lượng của sản phẩm trong quá trình sản xuất. Họ sẽ thường xuyên kiểm tra các chỉ số hiệu quả như năng suất lao động, tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu và thời gian hoàn thành. Việc bám sát quy trình sẽ giúp họ phát hiện và kiểm soát rủi ro và đề xuất cải tiến.
Giám sát việc tuân thủ các quy định an toàn lao động
Ngoài việc theo dõi và đánh giá công việc sản xuất, trợ lý còn đảm bảo nhân viên trong quy trình luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn lao động. Trợ lý thường xuyên kiểm tra hiện trường để đánh giá hiệu quả. Đồng thời, tổ chức đào tạo và nhắc nhở để giảm thiểu các rủi ro không đáng có.
=> Tìm hiểu thêm: Kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên: 7 nguyên tắc cần nhớ
Hỗ trợ xây dựng kế hoạch và quy trình sản xuất
Trợ lý giám đốc sản xuất tham gia vào quá trình lập kế hoạch sản xuất. Từ việc dự đoán nhu cầu đến phân bổ nguồn lực. Họ đóng góp các phân tích thực tế để giúp giám đốc đưa ra chiến lược phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu ngắn và dài hạn.
Đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả
Bên cạnh các công việc liên quan đến sản xuất, trợ lý CPO sẽ cần theo dõi sát sao việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc và nhân lực. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình. Từ đó, tránh lãng phí và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Là cầu nối quan trọng với các bộ phận liên quan
Trợ lý sẽ phối hợp với bộ phận sản xuất và các phòng ban như kỹ thuật, cung ứng, hoặc kinh doanh. Họ hỗ trợ giải quyết các yêu cầu hoặc vấn đề phát sinh để đảm bảo tính đồng bộ trong các hoạt động của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ mà trợ lý giám đốc sản xuất cần đảm nhận
Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất cụ thể
Trợ lý CPO sẽ hỗ trợ lập kế hoạch cho từng giai đoạn. Họ thu thập và cung cấp thông tin về năng lực sản xuất, nhu cầu thị trường và nguồn lực hiện có để giúp CPO xây dựng kế hoạch khả thi và hiệu quả.
Hỗ trợ CPO quản lý đội ngũ nhân sự trong dây chuyền sản xuất
Trong quá trình sản xuất, nhân lực là điều quan trọng nhất. Trợ lý sẽ hỗ trợ quản lý nhân sự trong dây chuyền. Họ phân công nhiệm vụ, theo dõi hiệu suất làm việc. Đồng thời, phối hợp cùng các phòng ban liên quan để tổ chức các chương trình đào tạo nhằm năng cao kỹ năng và thúc đẩy tinh thần gắn bó của đội ngũ.
Giám sát chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất
Để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn, trợ lý cần thường xuyên kiểm tra từng công đoạn trong quy trình sản xuất. Họ sẽ giám sát từ khâu đầu tiên – sử dụng nguyên vật liệu, vận hành máy móc, đến kiểm tra thành phẩm trước khi xuất ra.
Thu thập và phân tích để tối ưu hóa quy trình sản xuất
Trong quá trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm, trợ lý sẽ ghi nhận các vấn đề. Sau đó, họ đề xuất giải pháp cải tiến. Từ việc tối ưu hóa cách bố trí máy móc đến điều chỉnh quy trình. Điều này nhằm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả.
Xây dựng các báo cáo định kỳ về hoạt động sản xuất
Cuối cùng, trợ lý chịu trách nhiệm lập báo cáo chi tiết về hiệu quả sản xuất, tình trạng sử dụng nguyên vật liệu và máy móc. Đây là báo cáo quan trọng, là cơ sở để giám đốc phân tích và đưa ra các quyết định cải thiện quy trình và tăng hiệu quả sản xuất.
Đảm bảo tiến độ sản xuất đáp ứng yêu cầu khách hàng
Để các đơn hàng không bị chậm trễ, trợ lý sẽ theo dõi tiến độ hoàn thành và giao hàng đến khách. Để làm tốt nhiệm vụ này, trợ lý không thể làm một mình mà cần có sự phối hợp các bộ phận liên quan. Điều này giúp họ giải quyết những trở ngại ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thiện đơn hàng.
Đề xuất phương án xử lý các vấn đề phát sinh trong sản xuất
Khi xảy ra sự cố, trợ lý là người đầu tiên đánh giá tình hình và đề xuất giải pháp. Họ xử lý các vấn đề như thiếu nguyên vật liệu, hỏng hóc máy móc hoặc xung đột nhân sự, trước khi báo cáo lại cho giám đốc để có hướng giải quyết cuối cùng.
Những yêu cầu cần có của trợ lý giám đốc sản xuất
Những yêu cầu đối với vị trí trợ lý CPO
Yêu cầu về chuyên môn
Công việc này đòi hỏi ứng viên trình độ từ Cao đẳng trở lên. Đồng thời, có nền tảng kiến thức vững chắc về quy trình sản xuất các sản phẩm. Những người từng có kinh nghiệm làm việc trong các dây chuyền sản xuất sẽ được ưu tiên hơn trong quá trình tuyển dụng.
Yêu cầu về kinh nghiệm
Để trở thành trợ lý giám đốc sản xuất, ứng viên cần có từ 2-5 năm kinh nghiệm trong môi trường sản xuất. Đặc biệt ở các vai trò như quản lý sản xuất hoặc giám sát dây chuyền. Với các doanh nghiệp yêu cầu khắt khe, ứng viên cần có:
- Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề trong quy trình sản xuất.
- Kinh nghiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm.
- Khả năng phối hợp hiệu quả với các bộ phận liên quan như kỹ thuật, kho vận và kinh doanh để đảm bảo tiến độ và chất lượng sản xuất.
- kKnh nghiệm quản lý nhóm,
- Lập kế hoạch sản xuất và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý
Yêu cầu về kỹ năng
Bạn sẽ cần trau dồi nhiều kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc vị trí trợ lý CPO. Trước hết, bạn sẽ cần có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức. Hãy luôn sắp xếp công việc hợp lý tùy theo mức độ ưu tiên. Nó sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và phân bổ nguồn lực hiệu quả cho từng giai đoạn. Đồng thời, tránh gây ra sự hỗn loạn làm nảy sinh nhiều rủi ro không mong muốn.
Thêm vào đó, khi vận hành sản xuất sẽ không tránh khỏi vấn đề phát sinh. Trong các trường hợp đó, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp người trợ lý nhạy bén phát hiện các vấn đề phát sinh, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhanh chóng, hiệu quả.
Ngoài ra, ứng viên cần có kỹ năng sử dụng công nghệ và phần mềm, đặc biệt thành thạo các công cụ như ERP, Excel hoặc phần mềm theo dõi hiệu suất để quản lý quy trình sản xuất và dữ liệu.
Kỹ năng phân tích và báo cáo giúp CPO nắm được thông tin và đă ra các quyết định. Trợ lý sẽ tổng hợp số liệu, đánh giá kết quả và lập báo cáo chi tiết.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp giúp họ truyền đạt thông tin rõ ràng, làm việc nhóm tốt. Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như kho vận, kỹ thuật và kinh doanh.
Trợ lý cần làm việc tốt trong môi trường áp lực cao. Do đó, quản trị cảm xúc là bắt buộc, giúp họ giữ bình tĩnh, xử lý khối lượng công việc lớn và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
Cuối cùng, họ phải có kỹ năng kiểm soát chất lượng, hiểu rõ các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, thực hiện giám sát và kiểm tra từng công đoạn để đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu trước khi xuất xưởng.
Cơ hội việc làm dành cho trợ lý giám đốc sản xuất
Lộ trình thăng tiến của trợ lý CPO
Lộ trình phát triển
Trợ lý Giám đốc Sản xuất là bước đầu tiên giúp ứng viên làm quen với môi trường sản xuất. Và học hỏi kỹ năng quản lý và tích lũy kinh nghiệm thực tế.
Sau khi nắm vững quy trình sản xuất và thể hiện năng lực quản lý đội nhóm, trợ lý có thể được thăng tiến lên vị trí quản lý sản xuất. Họ sẽ có trách nhiệm lớn hơn về việc điều hành và giám sát toàn bộ dây chuyền sản xuất.
Với kinh nghiệm dày dặn và kiến thức sâu rộng, lộ trình tiếp theo của trợ lý có thể đảm nhận vị trí giám đốc sản xuất. Họ chịu trách nhiệm chiến lược và tối ưu hóa mọi khía cạnh liên quan đến sản xuất trong doanh nghiệp.
=> Tìm hiểu thêm: Giám đốc sản xuất là gì? Vai trò, những kỹ năng cần có
Cơ hội việc làm
Vị trí trợ lý giám đốc sản xuất đang ngày càng được các doanh nghiệp tìm kiếm. Đặc biệt trong các ngành công nghiệp như sản xuất hàng tiêu dùng, dệt may, điện tử, ô tô và thực phẩm. Với nhu cầu mở rộng sản xuất và tối ưu hóa quy trình, nhiều công ty có xu hướng tuyển dụng trợ lý để hỗ trợ giám đốc trong quản lý hoạt động hàng ngày, giám sát chất lượng và đảm bảo tiến độ sản xuất.
Các cơ hội việc làm xuất hiện đa dạng ở cả doanh nghiệp lớn và vừa. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty nội địa đang trên đà phát triển. Những ngành sử dụng nhiều dây chuyền sản xuất tự động hóa, như sản xuất linh kiện điện tử hoặc hàng gia dụng, cũng là điểm đến lý tưởng với nhu cầu cao cho vị trí này.
Ngoài ra, thị trường lao động quốc tế, đặc biệt tại các quốc gia như Nhật Bản, Hàn Quốc và các nước châu Âu, cũng mở ra nhiều cơ hội việc làm cho trợ lý giám đốc sản xuất có kỹ năng và kinh nghiệm.
Những khó khăn mà trợ lý giám đốc sản xuất cần đối mặt
Khó khăn mà trợ lý phải đối mặt trong quá trình sản xuất
Với vị trí trợ lý sản xuất, bạn sẽ đối mặt với áp lực phải làm sao để làm việc hiệu quả hơn trong tình hình nền kinh tế đang có sự biến động sau đại dịch COVID 19 và nguồn nguyên liệu ít hơn.
Bên cạnh đó, việc cải tiến quy trình sản xuất, cạnh tranh với vấn đề thuê ngoài, cải thiện chất lượng sản phẩm và cả việc áp dụng công nghệ mới vào quá trình sản xuất sẽ luôn thường trực trong nhiệm vụ của trợ lý.
Chưa kể các áp lực này có tác động rất lớn đến:
- Các chiến lược kinh doanh;
- Thiết lập KPI và đảm bảo chất lượng mà vẫn duy trì được KPI;
- Quản lý quy trình sản xuất và liên quan đến các quyết định về nhân sự. Cũng như chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Vì vậy, để đạt được thành công, các trợ lý CPO cần tìm ra cách làm mới. Nói cách khác họ phải tìm cách nâng cao kỹ năng quản lý của mình. Bạn phải biết cách sắp xếp thời gian và công việc tối ưu để tránh áp lực.
Kết luận
Tóm lại, trợ lý giám đốc sản xuất không chỉ đảm nhận những công việc hỗ trợ đơn thuần mà còn đóng góp trực tiếp vào sự thành công của dây chuyền sản xuất và chiến lược của doanh nghiệp. Với vai trò đa nhiệm, họ cần trang bị đầy đủ kỹ năng, kinh nghiệm và sự nhạy bén để đáp ứng những yêu cầu cao của vị trí này. Nếu bạn đang tìm kiếm một cơ hội phát triển trong ngành sản xuất, đây chính là bước đệm vững chắc để tiến xa hơn trong sự nghiệp.
