[Khởi sự doanh nghiệp] Bài 6: Các mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Trong khởi sự doanh nghiệp, xây dựng được mô hình cơ cấu tổ chức hiệu quả là yếu tố tối quan trọng quyết định nhiều đến thành công của tổ chức. Cho dù bạn có ý tưởng kinh doanh tốt, lập kế hoạch kinh doanh hay, có trong tay bản nghiên cứu thị trường hoàn hảo, chọn được loại hình doanh nghiệp phù hợp. Nếu không xây dựng được mô hình cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp của bạn cũng sớm đi đến thất bại.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức ( Organizational structure ) là một cấu trúc nhằm xác định cách thức hoạt động của tổ chức, xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng và giữa các cấp trong bộ máy quản lý. Trong hoạt động kinh doanh, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu hoạt động, doanh nghiệp có thể được cơ cấu theo các mô hình tổ chức khác nhau.

Các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Khi cơ cấu mô hình tổ chức, doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng quan trọng. Đó là:

• Mục tiêu chiến lược
• Môi trường kinh doanh
• Quy mô và chu kỳ sống, phát triển của tổ chức
• Đặc điểm và tính chất của các hoạt động
• Mối quan hệ giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp
• …

Mỗi một yếu tố trên đều có quan hệ mật thiết đến hoạt động của doanh nghiệp. Khi các yếu tố trên thay đổi, các mô hình tổ chức cũng phải thay đổi theo. Nếu không, doanh nghiệp có thể sẽ khó phát triển, thậm chí không thể phát triển lên quy mô lớn hơn. Trên cơ sở định hướng, chiến lược phát triển, quy mô và tính chất hoạt động. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các loại mô hình tổ chức dưới đây để khởi nghiệp.

Mô hình đơn giản

Đây là cơ cấu tổ chức của loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường tương ứng với các hộ kinh doanh, công ty TNHH một thành viên mới thành lập. Trong đó, người chủ cũng đồng thời là người quản lý trực tiếp doanh nghiệp. Mô hình này thường được áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh giới hạn trong một hay chỉ vài loại sản phẩm (mức độ đa dạng hóa thấp) hoặc quy mô sản xuất không lớn. Chính vì vậy, đây là kiểu mô hình hay được những nhà kinh doanh lựa chọn để khởi sự doanh nghiệp. Sơ đồ dưới đây mô tả về cơ cấu tổ chức này:

Mô hình tổ chức giản đơn

Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản này có một ưu điểm rất lớn là tính linh hoạt trong hoạt động và có khả năng phản ứng rất nhanh theo những biến động trên thị trường. Việc sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp, nhất là nguồn nhân lực có tính tập trung, khá “cơ động” do vậy hiệu quả làm việc thường khá cao.

Tuy nhiên, do sự đơn giản hóa về mặt tổ chức và cấu trúc, doanh nghiệp thường không được quản lý một cách hệ thống, có bài bản. Hầu như các doanh nghiệp có mô hình tổ chức loại này không có hoặc có nhưng không đầy đủ một hệ thống quy định và chính sách chặt chẽ. Sự phân định trách nhiệm và quyền hạn cũng không thật sự rõ ràng. Điều này dễ xảy ra tình trạng không rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, chồng chéo hay trùng lặp trong hoạt động và cả trong quản lý, điều hành.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Tổ chức theo chức năng là một kiểu cơ cấu tổ chức trong đó bộ máy doanh nghiệp có nhiều bộ phận có chức năng khác nhau. Các bộ phận được chuyên môn hóa sâu theo chức năng ( vd: tài chính, marketing, nhân sự, sản xuất,..). Theo mô hình này, các hoạt động của doanh nghiệp bài bản và chuyên môn hóa hơn. Các bộ phận chức năng có độ chuyên sâu về một lĩnh vực. Nhân sự làm việc trong các bộ phận chức năng là những người có kiến thức chuyên môn, làm việc có tính chuyên nghiệp và độc lập. Các tiêu chuẩn chuyên môn, phương pháp, quy trình quản lý được xây dựng và áp dụng nhất quán từ trên xuống dưới. Sơ đồ dưới đây mô tả về mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Mô hình tổ chức theo chức năng

Trong mô hình này, giám đốc điều hành có trách nhiệm điều phối hoạt động các bộ phận chức năng. Mô hình này có những ưu điểm đảm bảo tính tập trung, thống nhất cao về các chức năng chuyên môn. Tính chuyên nghiệp cao. Do vậy vừa phát huy tốt chuyên môn, có điều kiện phát triển năng lực và kỹ năng chuyên sâu trong quản lý và kiểm soát. Giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt các mặt chuyên môn theo chức năng của toàn doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo mô hình này cũng có những hạn chế nhất định. Do các bộ phận hoạt động theo chức năng riêng. Việc điều phối các hoạt động chung giữa các chức năng khá phức tạp, dễ nảy sinh xung đột hoặc khó phối hợp trong thực hiện các nhiệm vụ, công việc chung. Điều này đòi hỏi người điều hành phải có sự am hiểu, nắm vững các lĩnh vực chuyên môn chức năng khác nhau. Giám đốc điều hành cũng phải có các kỹ năng quản lý tốt, nhất là kỹ năng về phối hợp và xử lý thông tin, đàm phán và hợp tác để giảm thiểu mâu thuẫn trong làm việc.

Tổ chức theo các bộ phận độc lập tương đối

Trong mô hình này, một doanh nghiệp doanh nghiệp có quy mô lớn được tổ chức thành các đơn vị nhỏ. Các đơn vị này được hình thành trên cơ sở các sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh hoặc địa bàn hoạt động khác nhau. Mỗi đơn vị đều có tính độc lập cao, chủ động về mục tiêu. Có các tiêu chuẩn, phương pháp hoạt động và quản trị riêng. Mỗi bộ phận độc lập đó cũng có thể được cơ cấu theo mô hình hoạt động riêng phù hợp với đặc thù lĩnh vực sản phẩm hay địa bàn của mình.

Mô hình này khá thích hợp cho doanh nghiệp hoạt động đa lĩnh vực. Sơ đồ mô tả về mô hình này như sau:

Mô hình cơ cấu tổ chức theo đơn vị

Ưu điểm của mô hình này là tạo được sự chủ động cho các nhà quản lý trong từng đơn vị bộ phận. Có thể tập trung nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh riêng của đơn vị mình và đáp ứng nhu cầu khách hàng theo từng loại sản phẩm hay trên từng địa bàn. Hoạt động chung của doanh nghiệp đa dạng và linh hoạt hơn. Mỗi đơn vị bộ phận và cả doanh nghiệp có khả năng phản ứng nhanh hơn trước những biến đổi đa dạng và phức tạp trên thị trường. Mô hình này cũng tạo điều kiện phát triển khả năng kinh doanh tổng hợp của các nhà quản lý và tạo tiền đề phát triển thành các doanh nghiệp lớn, có mức độ đa dạng hóa cao.

Nhược điểm là: Khó đảm bảo sự kết hợp và phối hợp hợp lý giữa các đơn vị độc lập đó trong doanh nghiệp. Kiểm soát hoạt động sẽ phức tạp hơn và dễ bị phân tán, khó thống nhất. Sở dĩ như vậy là vì khi được tổ chức theo các đơn vị bộ phận nhỏ lại có sự độc lập thì các đơn vị này có xu hướng chỉ tập trung chủ yếu vào các mục tiêu, lợi ích và hoạt động của bộ phận, đơn vị của mình là chính. Nếu không kiểm soát và điều phối tốt có thể dẫn đến nguy cơ không kiểm soát được, thậm chí mất kiểm soát làm ảnh hưởng đến mục tiêu và hiệu quả chung của cả hệ thống doanh nghiệp.

Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

Tổ chức theo ma trận là sự kết hợp các ưu điểm nổi bật của mô hình theo chức năng và mô hình theo đơn vị bộ phận. Mô hình này được thiết kế nhằm đáp ứng được những yêu cầu khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp. Thích hợp với những doanh nghiệp triển khai hoạt động theo các dự án kinh doanh khác nhau. Sơ đồ của mô hình này như sau:

Mô hình tổ chức ma trận

Ưu điểm của mô hình này là tạo được sự linh hoạt rất lớn do tạo ra khả năng kết hợp và điều hành có hiệu quả cao. Từ đó tăng khả năng truyền đạt, khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Cơ cấu theo mô hình này cũng giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các khả năng về chuyên môn cũng như các cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động quản lý và kinh doanh có hiệu quả. Quản lý theo mô hình này cũng làm tăng tính chủ động và sáng tạo trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Những nhược điểm có thể thấy khi cơ cấu theo mô hình này là: Kiểu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi mỗi thành viên trong doanh nghiệp phải có những khả năng và kỹ năng nhất định. Các công việc quản lý, các đầu mối quản lý cũng tăng lên, nhiều quan hệ quản lý có thế bị chồng chéo, hoặc rất riêng rẽ độc lập nên công tác điều hành không đơn giản.