Trợ lý tổng giám đốc là gì? Vai trò, công việc và yêu cầu

Vị trí trợ lý tổng giám đốc đang trở thành mục tiêu được nhiều bạn trẻ phấn đấu. Tuy nhiên, để đạt được ước mơ này, đòi hỏi bạn cần hội tụ nhiều yếu tố. Bên cạnh đó, bạn cần phải đa nhiệm để đảm nhận vị trí này. Hãy cùng Vân Nguyên Edubiz tìm hiểu tất cả thông tin về trợ lý tổng giám đốc thông qua bài viết dưới đây!

Trợ lý tổng giám đốc là gì?

Trợ lý tổng giám đốc là gì?

Trợ lý Tổng giám đốc hay tiếng Anh là Assistant General Manager – AGM. Họ là trợ thủ đắc lực luôn đồng hành cùng Tổng giám đốc trong công việc. Họ sẽ hỗ trợ việc sắp xếp công việc của GM diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Để hoàn thành nhiệm vụ này, AGM sẽ phải tích lũy nhiều kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc cũng như kỹ năng trong ngành. Đặc biệt, bạn phải luôn chủ động, sắp xếp chu toàn mọi công việc. Nhất là khi Tổng giám đốc vắng mặt.

Tại sao doanh nghiệp cần trợ lý tổng giám đốc?   

Vai trò quan trọng của AGM trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, vai trò của trợ lý tổng giám đốc ngày càng trở nên quan trọng. Bằng khả năng tổ chức và quản lý xuất sắc, trợ lý giúp cấp trên giảm tải áp lực công việc. Có thể kể tới những vai trò quan trọng của vị trí này như sau:

Là người hỗ trợ đắc lực sắp xếp công việc cho tổng giám đốc

Trợ lý đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo sắp xếp công việc một cách khoa học và hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm quản lý lịch trình, tổ chức các cuộc họp và chuẩn bị tài liệu cần thiết. Điều này giúp Tổng Giám đốc tập trung vào các quyết định chiến lược. Thay vì bị phân tâm bởi các công việc hành chính.

Giúp điều phối hoạt động giữa các bộ phận

Vị trí này là cầu nối trong việc điều phối công việc giữa các phòng ban. Họ sẽ theo dõi, kiểm tra tiến độ hoàn thành nhiệm vụ. Và đảm bảo các chỉ đảo từ Tổng giám đốc được thực hiện đúng hạn. Vai trò này giúp doanh nghiệp giảm thiểu hiểu lầm và chồng chéo công việc khi vận hành. Từ đó nâng cao sự gắn kết và hiệu suất hoạt động trong toàn tổ chức.

Là cầu nối xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của trợ lý Tổng Giám đốc là duy trì và mở rộng các mối quan hệ đối tác. Họ đóng vai trò hỗ trợ giao tiếp, đàm phán. Và đảm bảo các thỏa thuận được thực hiện suôn sẻ. Điều này không chỉ củng cố uy tín của doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự hợp tác lâu dài.

Giúp tiết kiệm chi phí về nguồn lực

Một người trợ lý giỏi sẽ giảm tải tối đa công việc cho bộ máy vận hành. Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc và hỗ trợ quản lý thông tin, họ sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, tiết kiệm đáng kể chi phí và nguồn lực.

Tuy nhiên, AGM sẽ không thể làm tất cả mọi việc. Họ sẽ quản lý những công việc quan trọng và liên quan tới cấp trên. Vậy nên, doanh nghiệp không nên dồn hết công việc vào 1 vị trí mà vẫn cần có sự phân bổ hợp lý tới các phòng ban.

Giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp

Trợ lý Tổng Giám đốc thường xuyên theo dõi và phân tích các thông tin quan trọng, từ đó đưa ra các cảnh báo hoặc đề xuất phù hợp nhằm tránh những rủi ro tiềm ẩn. Bên cạnh đó, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả của họ cũng giúp doanh nghiệp xử lý tốt các tình huống khẩn cấp, đảm bảo hoạt động luôn ổn định.

Trợ lý tổng giám đốc cần làm gì?

Trợ lý tổng giám đốc cần làm gì?

Trợ lý Tổng Giám đốc là cánh tay quan trọng của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp. Họ đảm nhận nhiều vai trò quan trọng để hỗ trợ và tối ưu hóa công việc. Nhiệm vụ của họ bao gồm cả chuyên môn, hành chính và công tác tổng hợp. Góp phần giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Dưới đây là các mảng công việc chính của một trợ lý Tổng Giám đốc:

Công việc chuyên môn của trợ lý

Trợ lý thường tham gia sâu vào các nhiệm vụ chuyên môn. Bao gồm nghiên cứu, phân tích dữ liệu và đưa ra các đề xuất hỗ trợ chiến lược kinh doanh. Họ có thể đại diện Tổng Giám đốc tham dự các cuộc họp, hội nghị, làm việc với đối tác hoặc khách hàng khi được ủy quyền. Ngoài ra, trợ lý còn chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện các dự án quan trọng. Đảm bảo công việc diễn ra đúng kế hoạch và đạt mục tiêu.

Công việc liên quan tới văn thư, hành chính

Trong công tác hành chính, trợ lý quản lý các tài liệu, hồ sơ và văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động lãnh đạo. Họ đảm nhận việc xử lý thư từ, email và các thông tin liên lạc khác. Thêm vào đó, trợ lý còn có nhiệm vụ tổ chức lịch trình làm việc, sắp xếp các cuộc họp, sự kiện và công tác cho Tổng Giám đốc.Giúp tối ưu hóa thời gian làm việc của lãnh đạo.

Đồng thời, trợ lý sẽ là người soạn thảo, ban hành và lưu trữ các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. 

Công việc tổng hợp, lập báo cáo và kế hoạch

Ngoài các công việc liên quan tới chuyên môn và nhân sự, trợ lý còn tổng hợp thông tin từ các phòng ban, lập báo cáo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Họ cần thường xuyên nhắc nhở và đốc thúc các phòng ban nộp lại báo cáo. Sau đó, tổng hợp lại báo cáo để báo lên các cấp lãnh đạo.

Ngoài ra, họ cũng cần chuẩn bị các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu. Cung cấp số liệu và dữ liệu cần thiết để hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định. Ngoài ra, trợ lý cũng tham gia vào việc xây dựng và giám sát các kế hoạch kinh doanh. Đảm bảo các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn được triển khai hiệu quả.

=> Tìm hiểu thêm: Kỹ năng lập kế hoạch: Quy trình 8 bước đơn giản

Mô tả công việc chi tiết của trợ lý tổng giám đốc

Mô tả công việc chi tiết của trợ lý GM

Với vai trò và nhiệm vụ bao quát hầu hết các hoạt động liên quan tới lãnh đạo, trợ lý sẽ cần làm những công việc cụ thể như sau:

• Đại diện Tổng giám đốc tham gia đón tiếp khách hàng, tổ chức các sự kiện trong doanh nghiệp.
• Sắp xếp lịch trình công việc cho Tổng giám đốc, lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị.
• Xây dựng hành trình và lịch trình cho Tổng giám đốc. Bao gồm: đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và chỗ ở.
• Phản hồi tin nhắn, cuộc gọi, email,… cho các bên liên quan gửi đi/đến.
• Quản lý những tài liệu điện tử và giấy tờ.
• Triển khai, tiếp nhận các công việc của cấp trên xuống các phòng ban.
• Lập báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất cho Tổng giám đốc/phòng ban khác.
• Theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục công việc của công ty. Các vấn đề liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách.
• Thay mặt Tổng giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết và giám sát tiến độ công việc.
• Ở những công ty có quy mô nhỏ, hầu hết trợ lý đều kiêm luôn công việc tuyển nhân sự. Bao gồm: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, trực tiếp tham gia phỏng vấn,…
• Hoàn thành các dự án do GM phân công theo đúng tiến độ.
• Nghiên cứu; lập báo cáo; xử lý các tình huống bất ngờ, phức tạp; đàm phán, thương lượng với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.

Quyền hạn và trách nhiệm của trợ lý tổng giám đốc

Quyền hạn của trợ lý tổng giám đốc

Trong các công việc chuyên môn

Tuy công việc của trợ lý tổng giám đốc liên quan tới tất cả phòng ban trong doanh nghiệp nhưng quyền hạn của họ sẽ có sự giới hạn. Cụ thể, họ sẽ:

• Được quyền tiếp cận các tài liệu, báo cáo, kế hoạch kinh doanh quan trọng để hỗ trợ đưa ra đề xuất và giải pháp.
• Đại diện tham dự các cuộc họp, hội thảo chuyên môn hoặc làm việc với đối tác, khách hàng khi được ủy quyền.
• Được phép đề xuất các sáng kiến, ý tưởng nhằm cải thiện hoạt động chuyên môn hoặc giải quyết vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp.
• Theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện các dự án chiến lược, đảm bảo đúng tiến độ và mục tiêu đề ra.

Đồng thời, họ cần đảm bảo thực hiện đầy đủ những trách nhiệm sau:

• Tổng hợp, phân tích dữ liệu từ các phòng ban để hỗ trợ Tổng Giám đốc ra quyết định chiến lược.
• Tham gia vào việc xây dựng và triển khai các kế hoạch kinh doanh, phát triển doanh nghiệp.
• Kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của các dự án, hoạt động liên quan đến lĩnh vực chuyên môn.
• Đưa ra các phân tích và dự đoán nhằm giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh và vận hành.

Trong các công tác quản lý nhân sự

Đối với các công việc về nhân sự, trợ lý sẽ có những quyền hạn như sau:

• Được thay mặt lãnh đạo phân công, điều phối nhiệm vụ cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan.
• Tham gia đánh giá năng lực, kết quả làm việc của nhân viên và đề xuất điều chỉnh nhân sự nếu cần.
• Được quyền hỗ trợ hoặc tham gia giải quyết các tranh chấp, vi phạm nội quy lao động trong công ty khi được giao nhiệm vụ. Được quyền đề xuất các chính sách liên quan đến phúc lợi, đào tạo. Hoặc điều chỉnh nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả làm việc.

Họ sẽ có trách nhiệm như sau:

• Đảm bảo các phòng ban làm việc phối hợp nhịp nhàng, tránh xung đột hoặc chồng chéo trách nhiệm.
• Tham gia vào việc xây dựng chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng đội ngũ. Nhằm nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên.
• Đảm bảo các chính sách nhân sự, khen thưởng, kỷ luật được thực hiện đúng theo quy định.
• Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ. Nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Lộ trình thăng tiến của trợ lý tổng giám đốc

AGM thường được xem là bước đệm quan trọng trên con đường thăng tiến lên các vị trí cao hơn. Lộ trình thăng tiến có thể bao gồm:

• 1–3 năm đầu: Phát triển kỹ năng hỗ trợ, quản lý công việc, và học hỏi trực tiếp từ GM.
• 4–6 năm: Đảm nhiệm thêm vai trò quản lý dự án lớn. Đại diện cho Tổng Giám đốc trong các hoạt động gặp gỡ, giao lưu với đối tác.
• Trên 6 năm: AGM có thể được đề xuất lên các vị trí lãnh đạo như Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận hoặc Phó Tổng Giám đốc.

Sự thăng tiến của trợ lý Tổng Giám đốc phụ thuộc vào năng lực, sự chủ động học hỏi và khả năng đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Những yêu cầu cần có của trợ lý tổng giám đốc

Yêu cầu đối với Assistant General Manager

Yêu cầu về kiến thức chuyên môn

Để đảm nhận tốt vị trí “đa zi năng” này, trợ lý cần đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn như sau:

• Am hiểu sâu về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
• Kiến thức về quản trị doanh nghiệp, lập kế hoạch, và phân tích chiến lược.
• Nắm vững các công cụ quản lý hiện đại và phần mềm hỗ trợ công việc như MS Office hoặc CRM.
• Hiểu biết về tài chính, nhân sự và luật doanh nghiệp để hỗ trợ hiệu quả cho Tổng Giám đốc.

Yêu cầu về kinh nghiệm

Vị trí này đòi hỏi nhân sự:

• Ít nhất 3–5 năm kinh nghiệm trong các vai trò hỗ trợ lãnh đạo hoặc quản lý dự án.
• Kinh nghiệm làm việc trong môi trường kinh doanh đa lĩnh vực, đa quốc gia là một lợi thế.
• Có thành tích nổi bật trong việc quản lý công việc, điều phối nhân sự hoặc thực hiện các dự án quan trọng.

Những kỹ năng bắt buộc của trợ lý tổng giám đốc

Bạn cần trau dồi kỹ năng giao tiếp khéo léo để thực hiện tốt vai trò cầu nối giữa lãnh đạo và các phòng ban, đối tác hoặc khách hàng. Trong các buổi họp hay báo cáo công việc, bạn sẽ cần phải truyền đạt thông tin rõ ràng. Rèn luyện kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn trình bày logic thông điệp và ý tưởng của bản thân và lãnh đạo trong các cuộc họp hoặc hội nghị. Kỹ năng thuyết phục và đàm phán giúp họ bảo vệ lợi ích doanh nghiệp. Từ đó, đạt được thỏa thuận có lợi và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.

Thứ hai, trợ lý nên trau dồi nhóm kỹ năng quản lý thời gian. Với khối lượng công việc lớn và đan xen nhiều hạng mục, trợ lý cần sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng. Dĩ nhiên, bạn sẽ cần sắp xếp lịch trình phù hợp cho cấp trên. Bạn cần có tính kỷ luật cao để tự giám sát tiến độ nhiệm vụ và dự án. 

Ngoài 2 nhóm quan trọng trên, bạn cũng cần nâng cao khả năng phân tích để thu thập và đánh giá thông tin từ các phòng ban để hiểu rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Cộng thêm kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp trợ lý bình tĩnh đưa ra các quyết định tức thời để tránh gián đoạn công việc hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa, ngoại ngữ là yếu tố bắt buộc. Sử dụng thành thạo tiếng Anh trong giao tiếp, viết email, soạn thảo tài liệu và tham gia các cuộc họp quốc tế. Biết thêm các ngôn ngữ khác như tiếng Trung, Nhật, hoặc Hàn là một lợi thế lớn nếu doanh nghiệp hoạt động tại thị trường đó.

=> Giúp bạn nâng cao kỹ năng: 5 bí quyết quản lý thời gian của Cal Newport

Cơ hội dành cho trợ lý tổng giám đốc

Những tiềm năng của vị trí trợ lý GM

Khi làm trợ lý cho GM, bạn sẽ có cơ hội được thử sức với nhiều công việc khác nhau:

• Thực hiện các công việc hành chính văn phòng cơ bản. Bao gồm sử dụng tin học văn phòng. Sắp xếp lịch họp và hỗ trợ trực điện thoại cho Tổng Giám đốc.
• Bạn sẽ đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp hơn: quản lý nhân sự và thủ tục hành chính. Bao gồm quản lý ngân sách, giám sát chặt chẽ và đảm bảo tuân thủ quy định tài chính.
• Bạn cần tập hợp, phân tích các báo cáo từ phòng ban để cung cấp thông tin chính xác cho lãnh đạo ra quyết định.

Một cơ hội chỉ AGM có được, bạn sẽ thường xuyên song hành với Tổng giám đốc trong các cuộc gặp gỡ, trao đổi về công việc, tham gia hội họp, đi công tác,… Nhờ đó, các mối quan hệ của bạn sẽ dần rộng mở. Bạn cũng nhận được nhiều cơ hội hơn trên con đường sự nghiệp mà mình đã lựa chọn.

Ưu ái hơn, vị trí này sẽ nhận được mức lương hấp dẫn và tương xứng với công sức. Cùng với đó là các chế độ đãi ngộ, phúc lợi hấp dẫn. 

Với đặc thù công việc được làm việc với Tổng giám đốc. Vậy nên trợ lý sẽ có nhiều cơ hội được lĩnh hội kiến thức và kinh nghiệm từ sếp. Từ đó, bạn dần dần tích lũy sẽ giúp bạn phát triển nhanh chóng trong sự nghiệp. 

Thách thức mà trợ lý tổng giám đốc cần đối mặt

Trợ lý tổng giám đốc phải đối mặt với những thách thức gì?

Tuy có nhiều cơ hội được học hỏi, mở rộng mối quan hệ và lương thưởng nhưng trợ lý sẽ luôn phải đối mặt với rủi ro về sức khỏe và thời gian. Với khối lượng công việc quá tải và chồng chéo dễ khiến trợ lý bị áp lực. Đồng thời, đòi hỏi về sự đa nhiệm khiến họ cần quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Trong thời kỳ VUCA thay đổi chóng mặt, bắt buộc trợ lý phải nhạy bén và linh hoạt thay đổi. Họ cũng gánh trên vai một trách nhiệm rất lớn. Đó là mọi quyết định hoặc đề xuất đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

Đảm nhiệm vai trò trợ lý tổng Giám đốc là một thách thức lớn. Không chỉ đối với những sinh viên mới tốt nghiệp mà cả những người đã có kinh nghiệm lâu năm. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm ở vị trí này, hãy cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra quyết định phù hợp với bản thân. Hy vọng rằng những thông tin chi tiết về công việc được chia sẻ ở trên sẽ mang đến cho bạn cái nhìn rõ hơn về vị trí trợ lý của tổng Giám đốc. Chúc bạn sớm tìm được công việc lý tưởng!

=> Tìm hiểu thêm: Tổng giám đốc là gì? Vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu cần có