Quản trị là gì? 6 nội dung cốt lõi trong doanh nghiệp

Quản trị (hay còn gọi là quản lý ) là một trong những đặc trưng cơ bản nhất của hoạt động mang tính tổ chức . Trong một tổ chức, khi có nhiều người cùng làm việc với nhau để hướng đến những mục tiêu chung, thì quản trị trở thành yếu tố cần thiết và không thể thiếu. 

Chính quản trị là yếu tố giúp hợp nhất quá trình làm việc trong tổ chức, đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả, thực hiện mục tiêu một cách khoa học, hiệu suất và linh hoạt hơn.

Quản trị là gì? 

Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các nguồn lực (nhân lực, tài chính, thông tin, vật chất…) để đạt được mục tiêu đã đặt ra một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Trong mọi tổ chức – từ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước đến các nhóm phi lợi nhuận – quản trị giúp duy trì trật tự, định hướng và hiệu suất làm việc.

Quản trị không chỉ là ra lệnh – mà là nghệ thuật kết nối con người, quy trình và thực thi mục tiêu.

Quản trị doanh nghiệp là việc nhà lãnh đạo áp dụng các nguyên lý quản trị để điều hành toàn bộ hoạt động của tổ chức. Mục tiêu chính là tối đa hóa hiệu quả kinh doanh. Đồng thời tạo ra giá trị lâu dài cho khách hàng, cổ đông và người lao động.

Trong thời đại số, doanh nghiệp cần có 1 nền tảng quản trị vững chắc nhằm:

• Giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, thay vì tự phát và thiếu chiến lược.
• Tránh lãng phí nguồn lực và nhân lực.
  Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường nhờ đội ngũ cùng chung mục tiêu phát triển và nỗ lực hết mình.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhất quán, tích cực để thu hút và giữ chân nhân tài.

Bản chất của quản trị 

Quản trị doanh nghiệp chính là “nghệ thuật điều phối toàn bộ hoạt động kinh doanh” – từ tài chính, nhân sự, Marketing, sản xuất đến chiến lược. Sao cho tất cả cùng hướng đến mục tiêu phát triển bền vững và có lợi nhuận. Bản chất của việc này được thể hiện qua các khía cạnh sau:

Tính mục tiêu

Quản trị không đơn thuần là “quản lý cho có”, mà quan trọng nhất, nhà lãnh đạo phải luôn hướng đến mục tiêu cụ thể và đo lường được.
Trong mỗi hoạt động, mỗi quyết định tại doanh nghiệp đều phải trả lời câu hỏi: “Làm việc này để đạt được gì?’ và “Làm cách nào để đạt được điều đó?”.

Những mục tiêu này có thể bao gồm:

• Tăng trưởng doanh thu bao nhiêu trong quý/năm.
• Mở rộng thị phần trên thị trường nội địa hoặc quốc tế.
• Tối ưu lợi nhuận, giảm chi phí vận hành.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng…

Quan trọng không kém, nhà quản trị cần khéo léo điều phối mọi hành động từ Marketing, cải tiến Website, đào tạo nhân sự bán hàng… để phục vụ mục tiêu đó.

Tính hệ thống

Doanh nghiệp là một tập hợp của nhiều bộ phận được liên kết chặt chẽ với nhau từ tài chính, nhân sự đến Marketing, vận hành và công nghệ…

Với đặc điểm này, quản trị đúng nghĩa là điều phối tổng thể, không phải chỉ tập trung một khâu riêng lẻ. Chính sự phối hợp một cách có hệ thống như vậy đã tạo ra sức mạnh tổng hợp và hiệu quả vượt trội, lớn hơn rất nhiều lần so với kết quả của từng cá nhân hay bộ phận hoạt động riêng lẻ, rời rạc.

Quản trị hệ thống bao gồm:

• Thiết kế quy trình rõ ràng giữa các phòng ban.
• Tạo ra luồng thông tin thông suốt.
  Đồng bộ mục tiêu giữa các cấp (CEO, quản lý, nhân viên).

Tính linh hoạt

Trong thời kỳ VUCA biến đổi không ngừng, thị trường thay đổi liên tục – đối thủ tung chiến dịch mới, xu hướng tiêu dùng thay đổi, chính sách pháp luật cập nhật… Doanh nghiệp nào không linh hoạt, không phản ứng nhanh sẽ tụt lại phía sau.

Tính linh hoạt thể hiện qua:

• Dám đổi chiến lược khi dữ liệu thực tế không hiệu quả.
• Ứng dụng công nghệ mới để tăng hiệu suất.
• Thay đổi mô hình kinh doanh khi thị trường dịch chuyển.

Tính quyết định

Xét theo phương diện chức năng và vai trò, nhiệm vụ chính của quản trị là thu thập thông tin, phân tích vấn đề và đưa ra quyết định.

Có thể nói rằng, phần cốt lõi và hiển hiện rõ nhất của hoạt động quản trị doanh nghiệp chính là ra quyết định.

Một quyết định được đưa ra có thể khác nhau về nội dung, cấp độ và phương pháp ra quyết định. Có những quyết định do cá nhân lãnh đạo đưa ra. Nhưng cũng có những quyết định được thực hiện theo hình thức tập thể.

Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, vai trò của người lãnh đạo, người quản lý vẫn giữ vị trí trung tâm và có tính quyết định cuối cùng, kể cả trong những quyết định tập thể.

Chức năng của quản trị

Chức năng hoạch định

Định hướng chiến lược được hình thành (ở cấp độ toàn doanh nghiệp) và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, các bộ phận trong doanh nghiệp, v.v… cần được xây dựng dựa trên những yếu tố sau:

• Bối cảnh nội bộ và thị trường bên ngoài (cơ hội, thách thức, xu hướng…),
• Mục tiêu rõ ràng mà doanh nghiệp muốn đạt được (ví dụ: tăng trưởng, thị phần, lợi nhuận…),
• Các nguồn lực sẵn có hoặc cần huy động (nhân lực, vốn, công nghệ…),
• Hành động cụ thể cần thực hiện, ai làm, khi nào làm và làm bằng cách nào.
• Đưa ra các kế hoạch kiểm soát và quản trị rủi ro để phát triển tổ chức.

Tất cả các yếu tố này cần được phối hợp một cách hệ thống và hợp lý để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được kết quả như mong muốn.

Chức năng tổ chức

Tổ chức thực hiện kế hoạch là một khâu rất quan trọng trong quản trị, nhằm triển khai các hoạt động cụ thể đã được xác định trong kế hoạch đã xây dựng. Chức năng này bao gồm nhiều yếu tố khác nhau như:

• Thiết lập bộ máy thực hiện,
• Hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp,
• Bố trí nhân sự,
• Phân công công việc, giao nhiệm vụ cụ thể và phân bổ các nguồn lực cần thiết (bao gồm con người, tài chính, vật tư…) cho từng người, từng bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.

Đồng thời, việc tổ chức thực hiện này còn liên quan đến:

• Xây dựng và ban hành các văn bản hành chính, quy chế, chính sách phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận và cấp bậc trong doanh nghiệp.

Chức năng lãnh đạo

Đây là quá trình bao gồm nhiều hoạt động, đơn vị và yếu tố liên quan đến cơ chế, chính sách, hành vi và phong cách quản trị. Phong cách lãnh đạo và phong cách quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng huy động, thu hút, thôi thúc, khuyến khích các bộ phận, con người trong tổ chức cùng nỗ lực, chủ động và tích cực tham gia vào quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng trong doanh nghiệp – hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung đã đề ra.

Đây là một trong những khâu then chốt, đòi hỏi rất cao về năng lực, phẩm chất và kỹ thuật lãnh đạo – quản trị. Lãnh đạo còn là sự chủ động và điều hành quá trình phối hợp hoạt động trong toàn bộ doanh nghiệp.

Chức năng kiểm soát

Hoạt động kiểm tra (kiểm soát) là một chức năng quan trọng trong quản trị, nhằm nắm bắt được tình hình thực hiện các hoạt động thực tế so với kế hoạch đã đề ra.

Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng theo định hướng, với các điều chỉnh cần thiết sao cho phù hợp với thực tiễn.

Dựa trên thông tin quản trị về mức độ thực hiện và mức độ hoàn thành các mục tiêu kế hoạch, các quyết định điều chỉnh (thông qua ra quyết định mới) sẽ được đưa ra nhằm hướng dẫn, hỗ trợ các hoạt động của các thành viên, các bộ phận trong tổ chức – tất cả đều nằm trong khuôn khổ kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt.

Vai trò của quản trị 

Vai trò đại diện

Nhà quản trị là người đại diện cho doanh nghiệp trong nhiều mối quan hệ:

• Làm việc với đối tác, khách hàng, nhà đầu tư.
• Giao tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước.
• Thể hiện hình ảnh, uy tín, định hướng của doanh nghiệp ra bên ngoài.

Vai trò lãnh đạo

Quản trị gắn liền với lãnh đạo con người và dẫn dắt tổ chức đạt được mục tiêu. Trong vai trò lãnh đạo, nhà điều hành cần:

• Truyền cảm hứng, định hướng và tạo động lực cho đội ngũ.
• Phân công, giám sát, hỗ trợ cấp dưới.
• Xây dựng văn hóa làm việc tích cực và hiệu quả.

Một lãnh đạo giỏi không chỉ quản lý công việc, mà còn thúc đẩy tinh thần, niềm tin và sự gắn kết của nhân viên. 

=> Tìm hiểu thêm: Kỹ năng lãnh đạo là gì? 12 kỹ năng làm nên nhà lãnh đạo giỏi

Vai trò giao tiếp, kết nối

Để mục tiêu được thực thi hiệu quả, cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Trong đó, giao tiếp và kết nối đóng vai trò như “hệ thần kinh trung ương”, giúp:

• Thông tin được lưu thông đầy đủ, chính xác giữa các cấp và các phòng ban;
• Các cá nhân, nhóm làm việc có thể phối hợp nhịp nhàng, tránh chồng chéo hoặc mâu thuẫn;
• Tăng tính hiểu biết lẫn nhau, từ đó cộng hưởng sức mạnh tập thể thay vì hoạt động rời rạc.

Vai trò ra quyết định

Quản trị chính là chuỗi liên tục của các quyết định – từ chiến lược đến hành động cụ thể. Những quyết định trong doanh nghiệp có thể liên quan đến:

• Tài chính: phân bổ ngân sách, đầu tư, kiểm soát chi phí;
• Nhân sự: tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, sa thải;
• Marketing: lựa chọn kênh quảng bá, xác định phân khúc khách hàng;
• Sản xuất – vận hành: tối ưu quy trình, kiểm soát chất lượng, đổi mới công nghệ.

Một người quản trị xuất sắc không nhất thiết phải làm mọi thứ, nhưng phải biết đưa ra lựa chọn đúng người – đúng việc – đúng thời điểm.

=> Tìm hiểu thêm: Kỹ năng ra quyết định: Quy trình 7 bước ra quyết định hiệu quả

Vai trò giải quyết vấn đề

Khi doanh nghiệp vận hành, sẽ luôn xảy ra chuỗi vấn đề cần giải quyết. Vai trò của quản trị trong các tình huống này là:

• Nhận diện và phân tích vấn đề nhanh chóng.
• Đề xuất phương án phù hợp trong bối cảnh cụ thể.
• Đưa ra giải pháp hiệu quả, linh hoạt và bền vững.

Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt giúp doanh nghiệp ổn định, phát triển và tránh khủng hoảng khi gặp biến cố.

6 nội dung quan trọng của quản trị 

Quản trị chiến lược

Quản trị chiến lược được coi là “bản đồ định hướng” để doanh nghiệp phát triển. Đây là quá trình xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu dài hạn và phương hướng phát triển của doanh nghiệp. Khi nhà lãnh đạo định hình được những yếu tố này, doanh nghiệp sẽ định vị vị thế trên thị trường, xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.

Quản trị tài chính

Tài chính luôn được ví như “huyết mạch” của doanh nghiệp quyết định đến khả năng tồn tại, phát triển và cạnh tranh của tổ chức trên thị trường.

Một nhà quản trị tài chính giỏi không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định dòng tiền, mà còn:

• Tăng cường khả năng đầu tư & mở rộng quy mô,
• Đảm bảo khả năng thanh toán,
• Và tối ưu hóa lợi nhuận một cách bền vững.

Quản trị tài chính sẽ bao gồm những công việc sau:

• Lập kế hoạch tài chính: Xác định nhu cầu vốn, dự báo thu chi và xây dựng các kịch bản tài chính phù hợp.
• Phân bổ nguồn vốn: Đầu tư hiệu quả vào các hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao nhất.
• Giảm thiểu lãng phí, tối ưu chi tiêu mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu suất hoạt động.
• Tối ưu lợi nhuận: Đảm bảo tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư đạt mức tối ưu.

=> Chắc chắn nhà quản trị sẽ cần đọc: Chiến lược tài chính là gì? Quy trình xây dựng toàn diện

Quản trị nhân sự

Con người là tài sản quý nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị chưa thực sự biết cách thu hút, đào tạo và giữ chân nhân tài. Dẫn đến tình trạng thiếu hụt người giỏi và phải tuyển dụng liên tục.

Quản trị nhân sự là việc quản lý toàn diện các vấn đề liên quan đến con người: tuyển dụng – đào tạo – đãi ngộ – đánh giá – phát triển.
Mục tiêu là xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao, gắn bó và phát huy tối đa năng lực. Bao gồm: xây dựng cơ cấu tổ chức, thiết kế hệ thống lương thưởng, văn hóa doanh nghiệp và phát triển lãnh đạo kế thừa.

Quản trị Marketing

Marketing là cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường – quyết định sự phát triển bền vững. Là việc nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, phát triển sản phẩm và tiếp cận khách hàng mục tiêu.
Giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, mở rộng thị phần và xây dựng hình ảnh thương hiệu bền vững. Bao gồm: chiến lược sản phẩm, giá, kênh phân phối, truyền thông, digital marketing, chăm sóc khách hàng.

Quản trị vận hành – sản xuất

Đây được coi là “cỗ máy hoạt động” của doanh nghiệp, cần tối ưu liên tục để đạt hiệu quả cao nhất. Nhà lãnh đạo cần quản lý hiệu quả các quy trình sản xuất và cung ứng để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ được cung cấp đúng chất lượng – đúng thời gian – đúng chi phí. Nhằm tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.

Công việc này bao gồm: quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng, quản lý kho, logistics và cải tiến quy trình.

Quản trị rủi ro và pháp lý

Để doanh nghiệp hoạt động đúng với pháp luật, nhà điều hành cần nhận diện, đánh giá và kiểm soát các rủi ro tài chính, pháp lý, hoạt động, thị trường.

Quan trọng hơn cả, cần đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng luật, tuân thủ quy định và có khả năng ứng phó với biến động. Bao gồm: xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi ro, bảo hiểm, tuân thủ pháp lý và an toàn dữ liệu.

Phân biệt quản trị và quản lý

Tuy có sự khá giống nhau về công tác triển khai, quản trị và quản lý có một số điểm khác nhau như sau:

Tiêu chí	Quản trị (Management)	Quản lý (Administration)
Khái niệm	Là quá trình điều hành, vận hành, triển khai kế hoạch để đạt mục tiêu.	Là quá trình định hướng, thiết lập mục tiêu và chính sách tổng thể.
Tầm ảnh hưởng	Tập trung vào hoạt động bên trong tổ chức.	Tập trung vào định hướng tổng thể và chính sách dài hạn.
Phạm vi công việc	Triển khai, tổ chức, giám sát và điều phối công việc cụ thể.	Đề ra chiến lược, quy tắc, chính sách và ra quyết định cấp cao.
Chức năng chính	Lập kế hoạch chi tiết, tổ chức nguồn lực, kiểm soát tiến độ.	Xác định mục tiêu, định hướng phát triển, ban hành quyết sách.
Mục tiêu	Tối ưu hiệu quả hoạt động và sử dụng nguồn lực hiệu quả.	Đảm bảo tổ chức đi đúng hướng theo sứ mệnh và tầm nhìn.
Cấp độ tổ chức	Thường thuộc về cấp trung gian hoặc điều hành.	Thường thuộc về cấp lãnh đạo cấp cao hoặc chủ sở hữu.
Ví dụ	Giám đốc sản xuất, trưởng phòng marketing.	Hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà sáng lập.