Chăm sóc khách hàng VIP bằng 7 cách mang lại hiệu quả cao

Chăm sóc khách hàng VIP luôn là công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao với mỗi nhân viên. Họ là người có tầm ảnh hưởng lớn trong xã hội và tác động mạnh mẽ tới doanh nghiệp cả về tài chính và danh tiếng. Để chăm sóc đối tượng KH đặc biệt này, doanh nghiệp hãy thử áp dụng 7 cách mang lại hiệu quả cao thông qua bài viết dưới đây.

Khách hàng VIP là gì?

Khách hàng VIP là gì?

Khách hàng VIP (Very Important Person) là những cá nhân hoặc tổ chức có tầm quan trọng. Họ đóng vai trò mang lại giá trị kinh doanh cao. Góp phần nâng cao hình ảnh và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhóm khách hàng này được hưởng nhiều đặc quyền cùng dịch vụ chăm sóc với chất lượng tốt nhất.

Với khách hàng VIP, doanh nghiệp cần có chiến lược chăm sóc khác hoàn toàn so với đối tượng khách hàng khác. Trong đó có thể kể đến như:

Tại sao cần chăm sóc khách hàng VIP?

Vai trò của việc chăm sóc khách hàng VIP

Khách hàng VIP là nhóm mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp. Họ không chỉ đóng góp lớn vào doanh thu mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Việc cung cấp dịch vụ và ưu đãi riêng biệt tới khách VIP là điều cần thiết. Một số vai trò quan trọng mà nhóm KH này đem lại cho nhãn hàng có thể kể đến như sau.

Tăng doanh thu và lợi nhuận

Khách hàng VIP sẽ có xu hướng chi tiêu nhiều hơn và thường xuyên hơn so với KH thông thường. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của tổ chức. Nếu họ được chăm sóc và hỗ trợ tận tình, họ sẽ sẵn sàng gắn bó lâu dài và tạo dựng giá trị cho doanh nghiệp. Từ đó, góp phần cho sự ổn định về tài chính cho tổ chức.  Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp luôn đề cao nhóm KH đặc biệt này. 

Xây dựng hình ảnh thương hiệu cao cấp

Việc chăm sóc khách hàng VIP chuyên nghiệp còn giúp nâng cao hình ảnh và vị thế thương hiệu. Phần lớn khách hàng VIP thuộc tầng lớp trung lưu và thượng lưu. Đó là những người có địa vị cao và tầm ảnh hưởng trong xã hội. Khi doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm đặc biệt đến nhóm khách hàng này, uy tín thương hiệu sẽ được nâng cao. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt so với đối thủ mà còn góp phần định vị thương hiệu trong phân khúc cao cấp.

Tối ưu chi phí Marketing

Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp có thể sẽ cần tốn khá nhiều chi phí để quảng cáo. Nhưng với KH VIP, họ thường có sức ảnh hưởng lớn và sẵn sàng giới thiệu thương hiệu đến bạn bè, người thân. Đây là một phương thức quảng bá tự nhiên, hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí.

Nhận được phản hồi chất lượng về sản phẩm/dịch vụ

Khách hàng VIP là những người có nhiều trải nghiệm và hiểu biết sâu sắc về sản phẩm, dịch vụ. Họ sẵn sàng đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng. Giúp doanh nghiệp nhận diện ưu/nhược điểm và điều chỉnh chiến lược một cách hiệu quả. Những ý kiến đóng góp này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì lợi thế cạnh tranh. Tạo ra sự khác biệt so với đối thủ và củng cố lòng trung thành của khách hàng.

Cách chăm sóc khách hàng VIP chuyên nghiệp

7 cách chăm sóc khách hàng VIP hiệu quả

Xây dựng đội ngũ nhân viên CSKH là nền tảng

Yếu tố tiên quyết trong quá trình chăm sóc khách hàng VIP là sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Đối tượng KH này luôn muốn nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ người thật thay vì Chatbot. Họ không thích việc chờ đợi quá lâu. Vậy nên, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên CSKH phải hiểu chuyên sâu về sản phẩm, xử lý linh hoạt các tình huống và có đủ các kỹ năng sau:

• Kỹ năng giao tiếp khéo léo và ăn nói trơn tru. Kỹ năng này sẽ giúp nhân viên trình bày logic và phản hồi khách hàng một cách nhanh nhạy và thông minh. Đặc biệt, hãy luôn giao tiếp trung thực, minh bạch, giữ cam kết và đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. 
• Kỹ năng thuyết phục giúp họ đưa ra những luận điểm làm dịu lòng khách hàng. Từ đó, các công việc hỗ trợ KH sẽ diễn ra dễ dàng hơn.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhóng sẽ làm giảm áp lực cho nhân viên bởi KH VIP cần vấn đề phải được xử lý nhanh nhất. Nếu nhân viên xử lý chậm, họ có thể sẽ gây sức ép khiến công việc trở nên khó khăn.
• Kỹ năng quản lý cảm xúc vững vàng để bạn sẵn sàng đương đầu với mọi tình huống công việc. Trong nhiều trường hợp, khách hàng nóng tính, dễ tức giận sẽ tỏ ra không hài lòng, giận dữ. Thậm chí là có những lời lẽ xúc phạm. Bạn vẫn cần phải duy trì sự bình tĩnh, tường tận lắng nghe. Đặc biệt, tránh phản ứng tức giận hay căng thẳng.

Cung cấp ưu đãi độc quyền dành cho VIP

Đã là khách hàng VIP, doanh nghiệp càng cần chú trọng tới việc trải nghiệm của họ. Nhãn hàng có thể dành riêng ưu đãi độc quyền cho khách hàng VIP là những mã thưởng có mức độ ưu tiên đặc biệt, điểm thưởng lớn, quà tặng có giá trị cao (về cả tinh thần và vật chất). Họ sẽ cảm thấy bản thân được thương hiệu quan tâm và đề cao. 

Ngoài các chương trình ưu tiên, doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện tri ân khách hàng VIP. Và dành tặng cho họ những quyền lợi tốt nhất, vị trí đẹp và nổi bật nhất,…

Đáp ứng nhanh chóng mọi yêu cầu của VIP

Khách hàng VIP sẽ không thích phải chờ đợi quá lâu từ thương hiệu. Hãy luôn phản hồi và đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu của VIP. Để làm được điều này, đòi hỏi đội ngũ nhân viên CSKH cần có kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định nhanh chóng. Trong trường hợp chưa thể xử lý vấn đề ngay lập tức, nhân viên cần trao đổi khéo léo với KH để xin thêm thời gian phản hồi. Và đừng quên để lại thông tin cụ thể về ngày, giờ và phương án dự trù để khắc phục sự cố.

Thực hiện kế hoạch cá nhân hóa khách hàng

Việc làm này là quá trình doanh nghiệp tìm hiểu sâu về sở thích, nhu cầu sử dụng đặc trưng của từng khách hàng. Công việc này thường được thực hiện thông qua cuộc trò chuyện gần gũi, lịch sử mua hàng. Nếu có thể, hãy lập bảng khảo sát với các câu hỏi chuyên sâu (tránh các câu hỏi sơ sài, thông dụng) để thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng và đưa ra chiến lược phù hợp để chăm sóc đối tượng này tốt nhất.

Chữ “TÍN” đặt lên hàng đầu

Đối với VIP, chữ “Tín” của doanh nghiệp đóng vai trò then chốt. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong mối quan hệ giữa hai bên. Khi họ quyết định sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ, điều đó không chỉ đơn thuần là giao dịch mà còn thể hiện sự tin tưởng của VIP dành cho thương hiệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần giữ cam kết, đảm bảo chất lượng dịch vụ. Quan trọng nhất, hãy luôn đặt lợi ích của KH lên hàng đầu để duy trì và củng cố niềm tin này.

Nêu cao giá trị của khách hàng mang lại cho doanh nghiệp

Khách hàng VIP không chỉ mang lại doanh thu mà còn góp phần nâng cao uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Họ là những người có sức ảnh hưởng lớn. Họ giúp doanh nghiệp mở rộng thị phần thông qua sự tin tưởng và giới thiệu của họ. Vì vậy, doanh nghiệp cần thể hiện sự trân trọng và cho họ thấy rằng giá trị họ nhận được luôn vượt xa so với những gì họ bỏ ra.

Ví dụ: Một khách sạn hạng sang có thể ưu tiên nâng hạng phòng miễn phí cho khách hàng VIP khi có phòng trống. Bên cạnh đó, kèm theo dịch vụ đón tiễn sân bay riêng. Điều này giúp họ cảm thấy được quan tâm đặc biệt và tiếp tục lựa chọn dịch vụ của khách sạn.

Tạo sự bất ngờ cho khách hàng VIP

Khách hàng VIP thường mong đợi sự khác biệt và trải nghiệm độc đáo. Việc tạo ra những bất ngờ nhỏ nhưng ý nghĩa sẽ khiến họ cảm thấy thích thú. Giúp gia tăng sự trung thành với thương hiệu. Doanh nghiệp có thể thực hiện điều này bằng cách tặng quà vào ngày sinh nhật, mời tham gia sự kiện đặc biệt hoặc cung cấp dịch vụ cá nhân hóa mà họ không ngờ tới.

=> Nếu bạn đang bí ý tưởng CSKH, hãy tham khảo bài viết sau: 10 ý tưởng chăm sóc khách hàng hiệu quả, dễ thực hiện

Những lưu ý để tăng hiệu quả khi chăm sóc khách hàng VIP

Lưu ý khi CSKH VIP

Tăng cường kỹ năng hỗ trợ khách hàng của nhân viên 

Nhân viên chăm sóc khách hàng VIP cần được đào tạo nâng cao về kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề và nắm rõ tâm lý khách hàng. Sự chuyên nghiệp, khéo léo và linh hoạt trong cách phục vụ sẽ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và gắn bó hơn với thương hiệu.

Nhạy bén trong những buổi giao tiếp

Trong mỗi cuộc trò chuyện hay gặp gỡ, việc hiểu rõ nhu cầu và sở thích của khách hàng là yếu tố quan trọng. Sự tinh tế, khéo léo và khả năng nắm bắt cảm xúc giúp nhân viên tạo ấn tượng tốt. Làm cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng và quan tâm.

Cải thiện hình thức tương tác với khách hàng

Việc sử dụng Email vẫn luôn là lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp khi hỗ trợ VIP. Doanh nghiệp có thể đa dạng hóa các kênh tương tác với khách hàng VIP thông qua các nền tảng trực tuyến, mạng xã hội, tin nhắn cá nhân, hoặc gặp gỡ trực tiếp.

Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp

Một quy trình chăm sóc khách hàng bài bản giúp đảm bảo khách hàng luôn nhận được dịch vụ tốt nhất. Quy trình này nên bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin;
• Giải quyết vấn đề;
• Tri ân khách hàng;
• Duy trì mối quan hệ lâu dài.

=> Tìm hiểu thêm: 5 bí quyết xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn

Đảm bảo luôn luôn có sự gắn kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau

Chăm sóc khách hàng VIP không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận CSKH. Mà cần cả sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như Sale, Marketing… Điều này giúp đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng một cách đồng nhất và chuyên nghiệp.

Thường xuyên và liên tục phản hồi ý kiến cho khách hàng

Hãy luôn nhớ khách hàng VIP luôn muốn nhận được sự quan tâm đặc biệt. Vì vậy, doanh nghiệp hãy chủ động lắng nghe ý kiến phản hồi của họ và giải quyết thật nhanh chóng. Điều này giúp họ cảm nhận được giá trị của mình và tiếp tục gắn bó với thương hiệu.

Khách hàng VIP luôn là phần quan trọng của doanh nghiệp. Họ không chỉ là người mang lại những giá trị về tài chính mà họ còn tạo nên sự ảnh hưởng lớn trong cộng đồng. Khi doanh nghiệp trân trọng họ, tạo ra những trải nghiệm khác biệt sẽ giúp mối quan hệ giữa 2 bên trở nên bền chặt và lâu dài.